Les hôtels qui accueillent des séminaires, congrès ou réunions d’affaires doivent faire face à des exigences croissantes : rapidité de traitement des demandes, expérience client irréprochable, rentabilité des espaces, coordination entre les équipes. Découvrez également comment le secteur hôtelier fait face à Airbnb et les enjeux auxquels il doit répondre.
Pour répondre à ces défis, un EMS pour hôtels (Event Management Software) tel que Lab Event devient un levier stratégique incontournable. Notre EMS spécialisé offre aux hôteliers une solution centralisée, intuitive et puissante pour digitaliser l’ensemble de leur activité MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions).
Avec la montée en puissance des événements hybrides, la nécessité d’un EMS capable de gérer à la fois l’événementiel physique et digital devient une priorité. Lab Event vous aide à prendre cette longueur d’avance.
Pourquoi un Event Management System pour hôtels est-il essentiel à votre activité événementielle ?
Une gestion centralisée et sans friction
Avec un EMS hôtelier, vous gérez en un seul outil toutes les étapes d’un événement : de la réception d’une demande à la facturation, en passant par le suivi client, le planning, et la logistique. Lab Event remplace les feuilles Excel dispersées, les échanges d’e-mails multiples et les outils non connectés.
Cela permet une fluidité inédite entre les services commerciaux, techniques et opérationnels.
Vous bénéficiez d’un gain de temps, mais aussi d’une diminution significative du risque d’erreur humaine. Anticipez dès maintenant les défis qui attendent le secteur hôtelier dans les prochaines années et modernisez votre établissement avec Lab Event.
Amélioration du taux de conversion
L’automatisation de la réponse aux leads, la personnalisation des devis et le suivi commercial intégré augmentent significativement les chances de transformer une demande en réservation ferme.
En disposant de modèles configurés à l’avance et formulaires intégrés dans votre EMS pour hôtels, vos équipes commerciales peuvent répondre à une demande en moins de 15 minutes. Vous montrez à vos clients que vous êtes aussi réactifs que professionnels.
Pour aller plus loin dans l’optimisation de vos espaces et services, découvrez nos solutions pour hôtels et meetings en France.
Une meilleure valorisation des espaces disponibles
Grâce à une vue d’ensemble en temps réel sur vos salles et équipements, vous évitez les conflits de réservation, optimisez vos taux d’occupation et créez des offres packagées attractives (hébergement + réunion + restauration).
Vous pouvez également anticiper les pics d’activité et planifier vos ressources humaines et matérielles de manière optimale, tout en maximisant la rentabilité de chaque espace exploité grâce à un EMS dédié au secteur hôtelier.
Améliorez également votre e-réputation en optimisant la notation de votre hôtel, élément clé de votre performance commerciale.
Suivi des budgets et des coûts
Un EMS permet de suivre les coûts en temps réel, d’établir des devis, de contrôler les dépenses et de gérer le budget alloué à chaque événement. Cela permet à l’hôtel de mieux contrôler ses marges et d’éviter les dépassements budgétaires.
Les fonctionnalités clés de l’EMS Lab Event pour les hôtels
Un planning événementiel partagé et visuel
Visualisez d’un coup d’œil toutes les réservations confirmées ou en option. Filtrez par salle, type d’événement, client, ou encore statut. Affectez facilement les ressources (techniques, humaines, matérielles).
Ce planning peut être partagé avec d’autres départements de l’hôtel, comme la restauration ou la réception, afin de fluidifier l’organisation interne via un EMS commun.
CRM événementiel intégré
Disposez d’une base de données clients à jour, avec historique, documents, préférences, et indicateurs clés. Lab Event vous aide à fidéliser vos clients entreprise en anticipant leurs besoins.
Vous identifiez les entreprises récurrentes, suivez leur fréquence de réservation, et personnalisez vos offres selon leur historique. C’est un véritable outil de rétention client intégré à votre EMS hôtelier.
Génération de devis et factures en un clic
Créez des modèles sur mesure aux couleurs de votre hôtel. Intégrez vos prestations annexes (nuitées, pauses café, équipements audiovisuels) dans une offre claire et professionnelle.
Vous respectez vos délais de réponse, améliorez l’image de marque de votre établissement, et augmentez vos chances de signer rapidement grâce à la rapidité de notre EMS pour l’hôtellerie événementielle.
Espace client en ligne
Offrez à vos clients un portail dédié où ils peuvent consulter, valider ou commenter les propositions. Gagnez du temps dans les échanges et améliorez leur expérience.
L’espace permet également de centraliser les documents et de suivre les modifications d’un projet événementiel en temps réel, au cœur de votre EMS Lab Event.
Tableaux de bord de performance
Suivez vos indicateurs clés : chiffre d’affaires par salle, par type de client, par période. Identifiez les périodes creuses, optimisez votre stratégie tarifaire et vos actions marketing.
Grâce à ces données, vous construisez des prévisions précises, appuyez vos choix stratégiques sur des chiffres concrets, et augmentez votre rentabilité globale avec un EMS pensé pour les hôtels.
Découvrez aussi les meilleurs logiciels événementiels pour mieux gérer vos séminaires en hôtel.
Lab Event, un EMS adapté à l’hôtellerie événementielle
Pensé pour les hôtels
Contrairement aux outils généralistes, Lab Event est un EMS conçu pour répondre aux spécificités hôtelières : gestion de plusieurs espaces, articulation avec l’hébergement, pilotage de la rentabilité MICE.
Notre interface est intuitive, pensée pour des utilisateurs sans formation technique, et intégrée dans votre réalité terrain.
Interopérabilité avec vos outils existants
Lab Event peut être interfacé avec plusieurs PMS hôteliers, comme Mews, via API, sur demande. Cette intégration permet une synchronisation fluide des disponibilités et des réservations. Vous évitez les ressaisies manuelles, les doublons et les erreurs de synchronisation.
Elle s’adapte à votre environnement logiciel existant : Google Calendar, Outlook, outils comptables… Lab Event devient le centre de votre écosystème digital événementiel.
Un logiciel SaaS accessible et sécurisé
Lab Event est un EMS SaaS accessible partout, sur tous les appareils, via une connexion sécurisée. Mettez à jour vos plannings, accédez à vos données client ou envoyez un devis même à distance.
Notre architecture cloud garantit disponibilité, sauvegardes automatiques et mise à jour continue sans action de votre part.
Support et accompagnement sur mesure
Nos équipes vous accompagnent dans la prise en main de l’EMS, la configuration personnalisée et la formation de vos collaborateurs. Notre support client est réactif, expert et basé en France.
Vous disposez également d’une base de connaissance en ligne, de webinaires réguliers et de tutos vidéos pour faire monter vos équipes en compétences.
Gagner en agilité pour s’adapter aux imprévus événementiels
Dans l’hôtellerie événementielle, chaque événement est unique… et souvent soumis à des changements de dernière minute (modifications du nombre de participants, ajustement des horaires, besoins techniques imprévus).
Avec l’EMS de Lab Event, l’agilité est totale : en quelques clics, vous pouvez modifier un devis, replanifier une salle, alerter les équipes concernées, et actualiser la facturation sans rupture de suivi.
Lab Event offre ainsi aux hôtels une capacité d’adaptation rapide, essentielle pour offrir une expérience client sans accroc et conserver une image haut de gamme.
Tendances MICE & perspectives pour l’hôtellerie
Le segment MICE est en pleine mutation : retour du présentiel, montée des formats hyb
rides, exigences accrues des entreprises en matière de reporting, RSE, flexibilité. Les hôtels doivent s’adapter rapidement.
Un EMS comme Lab Event devient un atout compétitif majeur. Il vous aide à structurer votre offre, à réduire vos coûts, à accélérer votre croissance et à mieux répondre aux appels d’offres des grands comptes.
En intégrant un EMS moderne de pilotage événementiel, vous transformez votre établissement en véritable centre de profit MICE.
FAQ – Questions fréquentes des hôteliers
Est-ce que Lab Event peut gérer plusieurs établissements hôteliers ?
- Oui, notre EMS est multi-établissement. Vous pouvez gérer différents sites, utilisateurs et salles tout en gardant une vue consolidée de votre activité.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
- L’onboarding complet peut être réalisé en 2 à 4 semaines selon votre complexité. Vous êtes accompagnés par nos équipes tout au long du processus.
Faut-il installer quelque chose ?
- Non, Lab Event est une solution SaaS accessible via un simple navigateur web. Aucune installation n’est requise.
Est-ce compatible avec mon logiciel comptable ?
- Oui, nous proposons des exports personnalisés et des intégrations sur demande avec les logiciels les plus courants (Sage, EBP, etc.).
Investissez dans la rentabilité de vos hôtels
Le marché de l’événementiel B2B est en forte croissance, et les hôtels qui sauront s’outiller auront une longueur d’avance. Lab Event vous permet de transformer votre activité séminaire en un pilier de votre stratégie commerciale.
Passez à une gestion moderne, structurée, et orientée résultats grâce à notre EMS pour hôtels.
