Les Palais des Congrès, en tant que pilier fondamental du secteur de l’événementiel, font face à des défis uniques lorsqu’il s’agit de planifier et de gérer des événements importants. Les logiciels conçus pour ces lieux ont transformé la manière dont ces défis sont relevés en offrant plusieurs avantages.
Pourquoi opter pour des logiciels spécifiques pour les Palais des Congrès ?
Vous l’avez compris, la gestion de ce type de lieu nécessite des logiciels spécifiques pour gérer des événements dans les règles de l’art, voici les avantages :
- Avoir une vue d’ensemble centralisée de toutes les informations
- Avoir une automatisation des tâches liées à l’organisation de l’événement
- Avoir un calendrier de réservation des salles
- Avoir un rapport détaillé sur la performance de l’événement
Lab Event, l’allié incontournable pour les palais de congrès :
En tant que leader dans le marché événementiel, Lab Event répond aux besoins spécifiques des Palais des Congrès.
⚙️ Gérer l’activité commerciale :
1 – La relation Client :
Lab Event est un CRM qui centralise les données des clients sur une seule plateforme, de ce fait, il facilite l’interaction avec eux et la collaboration entre les membres de l’équipe interne. Les données des clients sont ainsi stockées et sécurisées pour éviter toute perte de fichier.
2- Le suivi des interactions :
Avoir une communication fluide entre les organisateurs, les clients et les fournisseurs est essentiel pour faciliter l’organisation d’un événement. Lab Event se positionne comme LE logiciel qui intègre des fonctionnalités interactives ( Commentaire, rappels, mails automatiques, etc.)
3 – L’automatisation des tâches :
Devenue aujourd’hui incontournable pour une gestion optimale des événements, l’automatisation libère du temps en gérant rapidement et surtout sans erreurs les tâches liées aux événements comme l’automatisation de la deadline.
📅 Gérer les lieux :
1 – La gestion des ressources :
En vous offrant une gestion des ressources complète, Lab Event permet aux organisateurs de gérer de manière efficace les étapes d’un événement allant de la gestion des salles, les espaces d’exposition et d’autres types de ressources aux créneaux horaires incluant le montage et le démontage, tout en adaptant les plans en fonction des besoins changeants.
2 – Le calendrier de réservation :
En utilisant le calendrier par salles, vous pourrez facilement gérer les réservations de vos salles et mettre à jour vos disponibilités en un seul clic, vous pourrez également créer vos événements directement à partir du calendrier en choisissant le créneau horaire, en attribuant un client et en ajoutant tous les éléments essentiels au bon déroulement de l’événement.
📊 Avoir un rapport détaillé
– L’analyse des données :
Comme vous le savez, chaque événement ne s’arrête pas uniquement sur son déroulement, mais il doit aussi y avoir un suivi pour améliorer les événements futurs, c’est pourquoi l’analyse des données de l’après événement est l’un des éléments clés pour mesurer le succès de ce dernier, notamment les statistiques financières, le chiffre d’affaires par jour / semaine / mois / année, statistiques commerciales, statistiques quantitatives des événements et des clients.
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Témoignage d’un client
« En tant que spécialiste dans le domaine des palais des congrès, je ne saurais trop exprimer l’importance vitale d’avoir un logiciel de gestion d’événements aussi performant que Lab Event. Depuis que notre établissement a adopté cette plateforme, notre manière de planifier et de gérer les événements a été transformée de manière spectaculaire ».
Frédéric, Responsable des événements d’un palais des congrès.
