Étude de cas 1 : Modernisation de la gestion d’un lieu historique

 

Contexte :

Le Château de BelleVue, niché au cœur de la campagne française, est un monument historique datant du XVIIe siècle. Avec ses tourelles majestueuses, ses vastes jardins ornés de fontaines et ses salles ornées de fresques d’époque, le château est un témoignage vivant de l’histoire et de la culture françaises. Depuis des décennies, il sert de cadre idyllique pour des événements allant des mariages royaux aux réceptions diplomatiques.

Cependant, malgré son charme intemporel, le château était confronté à des défis très modernes. Dans un monde de plus en plus numérique, où les clients attendent des réponses instantanées et une coordination sans faille, les méthodes traditionnelles de gestion du château étaient devenues obsolètes.

Problématique :

Avec l’augmentation constante du nombre d’événements et de demandes, le personnel du château, bien que dévoué et passionné, était débordé. Les registres papier, les communications manuelles et la coordination ad hoc entre les différents départements et prestataires externes étaient source de confusion et d’erreurs. Les double réservations, les malentendus concernant les arrangements spécifiques et les retards dans la communication étaient monnaie courante.

Solution avec Lab Event :

 

 

Reconnaissant la nécessité d’une transformation numérique, la direction du Château de BelleVue a décidé d’adopter Lab Event. La plateforme offrait une solution tout-en-un pour gérer chaque aspect de l’événementiel. Grâce à Lab Event, le château a pu :

  • Centraliser toutes les réservations, offrant une vue d’ensemble claire de tous les événements à venir.
  • Digitaliser les demandes des clients, garantissant que chaque détail, qu’il s’agisse d’une demande de menu spécifique ou d’une configuration de salle particulière, était enregistré et pris en compte.
  • Coordonner efficacement avec les prestataires, qu’il s’agisse de traiteurs spécialisés dans la cuisine française traditionnelle ou de musiciens classiques pour accompagner les réceptions.
  • Simplifier la gestion administrative, avec des contrats générés automatiquement, des factures envoyées numériquement et un suivi en temps réel des paiements.

Résultat :

 

L’impact de Lab Event sur la gestion du Château de BelleVue a été transformationnel. Non seulement les erreurs ont été drastiquement réduites, mais le temps de réponse aux demandes des clients a également été considérablement amélioré. Le personnel, libéré des tâches administratives fastidieuses, a pu se concentrer sur ce qu’il fait de mieux : offrir une expérience exceptionnelle aux clients. Les retours des clients étaient élogieux, avec des commentaires particulièrement positifs sur l’efficacité et la fluidité de la communication. En termes chiffrés, le château a enregistré une augmentation impressionnante de 30% des réservations en l’espace d’un an, tout en réduisant les coûts opérationnels grâce à une gestion plus efficace.