Étude de cas 2 : Coordination efficace pour un lieu multi-activités en plein essor
Contexte :
L’Espace Événementiel Horizon, situé en plein cœur d’une métropole animée, est un joyau architectural moderne. Avec ses façades en verre, ses espaces intérieurs modulables et ses équipements technologiques de pointe, Horizon est le reflet parfait de la fusion entre design contemporain et fonctionnalité. Depuis son inauguration, il est devenu le lieu de prédilection pour une multitude d’événements, des lancements de produits high-tech aux galas de charité en passant par des séminaires d’entreprise.
Cependant, avec cette popularité croissante est venue une complexité accrue. Chaque événement avait ses propres exigences, ses propres prestataires et ses propres défis logistiques.
Problématique :
La diversité des événements et des activités proposées par Horizon a rapidement mis en évidence les limites de ses systèmes de gestion existants. Les équipes étaient souvent en mode réactif, courant d’un problème à l’autre. Les équipements étaient parfois doublement réservés, les prestataires se retrouvaient sans les informations nécessaires, et les clients se plaignaient de retards et de malentendus.
Solution avec Lab Event :
Reconnaissant la nécessité d’une solution plus robuste et intégrée, la direction d’Horizon s’est tournée vers Lab Event. Grâce à la plateforme, ils ont pu :
- Centraliser toutes les informations, offrant une vue d’ensemble claire et à jour de tous les événements à venir.
- Gérer efficacement les ressources, s’assurant que chaque événement avait accès aux équipements et aux espaces dont il avait besoin.
- Faciliter la coordination entre les équipes internes et les prestataires externes, créant un flux de travail harmonieux et sans friction.
- Digitaliser la gestion des contrats et des factures, garantissant une transparence totale pour les clients et une efficacité accrue pour le personnel.
Résultats :
L’impact de Lab Event sur l’Espace Événementiel Horizon a été immédiat et profond. Les jours chaotiques étaient révolus, remplacés par une coordination fluide et une communication claire. Les clients ont fait l’éloge de la nouvelle approche d’Horizon, notant en particulier la rapidité des réponses et l’attention portée aux détails. En interne, le personnel a signalé une nette amélioration de la satisfaction au travail, se sentant soutenu par des outils puissants et intuitifs. En termes financiers, Horizon a enregistré une augmentation de 20% des réservations tout en réduisant ses coûts opérationnels.
