Vos participants s’inscrivent via un mini site, ils réservent leurs hôtels et restauration… tout en payant en ligne !

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Inscriptions pour les participants

Avec un système de panier d’achat, vos participants peuvent réserver leurs chambres d’hôtel, la restauration et leur participation sur votre mini site.

Automatisez l’allotement

Vous pouvez directement entrer les allotements vous souhaitez proposer à vos participants dans votre mini site.

Vos avantages

  • Créez votre mini site n’a jamais été aussi simple !
  • Tarification différenciée : vous pouvez définir différents tarifs en fonction du type de participants.
  • Vous pouvez directement entrer les allotements de l’hôtel que vous souhaitez proposer à vos participants dans votre mini site.
  • Un recap très précis de vos participants et de leurs réservations
  • Règlement des participants directement sur votre mini site
  • … finalement : simplifiez vous la logistique !

Témoignage client

Le module congrès de Lab Event est un outil qui permet de gérer l’organisation de vos participants de A à Z, du choix d’hôtels et restauration au paiement directement via votre site. Je peux directement définir qui est mon public (des experts, des étudiants ou des congressistes) et définir le prix pour chacun ! En plus, je gère avec mes partenaires hoteliers le nombre de chambres dont j’ai besoin et je ne me préoccupe plus d’un éventuel surbooking car tout est automatisé ! »

Antoine, responsable d’organisation de congrès dans un office de tourisme

Cas Pratique

En tant qu’organisateur de congrès, vous savez qu’il est lourd de lancer les premières actions pour planifier un événement qui aura lieu dans quelques mois (ou quelques années).

Notre outil vous permet de gérer l’organisation de vos participants  de A à Z, du choix d’hôtels et restauration au paiement directement via votre site.

Tout cela se passe par étape et aussi simple que de faire de l’achat en ligne ;-).

La première étape est de définir qui seront les participants En fonction de ce type de public, vous allez définir des tarifs d’entrée différents. Evidemment vous pouvez configurer pour que l’entrée soit gratuite. Le fait de définir les profils vous permettra aussi de bien déterminer ce que vous allez donner comme options à chacun.

En effet, vous allez pouvoir, toujours sur Lab Event, définir les hôtels et les types d’hébergement que vous voulez attribuer à chaque profil. Prenons un exemple : vous pouvez attribuer des logements très VIP aux membres que vous avez défini dans un type de profil et un autre type de logement aux autres. De la même facon, vous pouvez attribuer les restaurants qui correspondent le mieux, profil par profil de participants.

Chaque proposition est assorti d’un seuil maximum (qu’on appelle allotement) pour éviter de surbooker par rapport au quota que vous donné l’hotelier ou le restaurateur.

Le participant met tout dans son panier d’achat comme un vrai achat en ligne. Il voit son prix se modifier en temps réel. Après avoir indiqué ses coordonnées et d’éventuels accompagnants, il va pouvoir passer à la partie règlement.

En ligne, nous donnons la possibilité au participant de payer par CB, mais aussi de faire un virement ou un envoi par chèque.

Tout cela est agrémenté par un site web dédié pour les participants aux couleurs de l’organisateur avec toutes les informations importantes concernant le salon. Ergonomique et intuitif, le site permet au participant en quelques minutes de faire son choix parmi les différentes possibilités et payer en ligne.

FAQ Congrès

Pourquoi utiliser un logiciel pour organiser un congrès ?

L’organisation d’un congrès est TRES chronophage. Lab Event vous propose, dans un seul espace, d’avoir toutes vos informations rassemblées et optimisées. Vous pourrez gérer vos participants, l’hébergement que vous proposez, la restauration … Tout cela en ligne, avec un accès en temps réel aux réponses de vos participants.

 

Dois payer un hébergement pour créer un mini-site ?

Non ! Lab Event héberge gratuitement votre site sur ses serveurs et vous donne une URL au nom que vous désirez. Ainsi, vous ne vous embêtez pas avec des hébergements compliqués.

Combien cela coute ?

Contactez nous pour avoir un devis sur ce module particulier de Lab Event.