Dans l’organisation d’un événement, il est essentiel d’utiliser un logiciel gestion evenementiel performant pour organiser et gérer efficacement toutes les activités, tâches et interactions. Le marché propose en effet de nombreuses solutions, mais toutes ne répondent pas de manière équivalente aux besoins spécifiques du secteur événementiel. Pour vous guider dans votre choix, voici les principales familles de solutions disponibles aujourd’hui.
Les logiciels CRM au service de la gestion évènementielle
Parmi les logiciels gestion evenementiel, les solutions CRM se distinguent par leur capacité à centraliser et structurer la relation client. Il existe 2 grands types de logiciels de gestion de projets événementiels sur le marché. Le premier étant les solutions CRM. Il s’agit d’un logiciel pour la gestion d’événements qui va vous permettre de gérer efficacement votre relation client. Ce logiciel va constituer une base de données que vous pouvez consulter à tout moment. Cette base de données concerne non seulement les informations sur vos clients, mais aussi, vos fournisseurs, vos leads et autres.
Un logiciel CRM vous permettra également de gérer la communication avec vos clients afin de personnaliser les offres à leur proposer. C’est un outil qui a la capacité d’évoluer dans le temps et en fonction de la relation que vous avez avec vos clients. Il permet aussi d’approcher vos cibles et clients potentiels en leur proposant des offres précises. A l’ère où la personnalisation de l’offre est devenue le principal critère de différenciation pour les entreprises, l’adoption d’un CRM tel que Lab Event semble être devenu une nécessité pour les entreprises.
Les outils de gestion des activités et de planification
Il s’agit d’une solution qui va vous permettre de gérer les tâches à faire pour mener à bien votre projet événementiel. Ce type de logiciel de gestion de projet événementiel permet de réaliser la planification du projet, mais aussi, la gestion des tâches des équipes, ainsi que le suivi et le reporting des activités.
Selon les besoins de vos clients et l’objectif d’un projet événementiel, il est possible d’ajuster et d’adapter l’interface du logiciel en fonction. Vous pourrez entre autres, établir un planning des activités précis qui pourra être partagé avec vos collaborateurs et votre client. Vous pouvez aussi avoir un rappel ou une notification si une tâche est terminée ou à faire dans l’immédiat.
C’est aussi une solution qui vous permet de collecter ou de consulter directement les offres des prestataires qui peuvent vous aider dans l’organisation d’un événement. Vous pourrez alors les contacter directement et demander des devis, vous renseigner sur la réalisation d’une tâche, etc.
Ce type de solution est parfois regroupé sous le terme de ERP (Enterprise Resource Planning), ou progiciel de gestion intégré, car il couvre plusieurs modules essentiels (planning, ressources, reporting) au sein d’une interface unique.
Avantages d’utiliser à la fois un logiciel CRM et de gestion de projet
Le logiciel CRM est une solution de gestion de projet qui peut vous aider à gérer efficacement la diffusion de mails, la collaboration avec vos équipes internes ou externes. Cela peut être un email qui va servir pour proposer vos offres de service ou pour envoyer des invitations. Il peut également s’agir d’un partage de document ou d’un agenda pour réaliser efficacement un projet événementiel.
Un outil de gestion de projet événementiel peut aussi vous aider à cibler les destinataires de vos messages, afin de faire des rappels sur la date d’un événement ou pour le paiement d’une facture.
CRM et ERP sont totalement complémentaires en fusionnant à la fois la gestion de vos équipes et celle de vos clients. Ainsi vous bénéficierez d’une meilleure gestion de ces deux parties grâce à cette synergie. De plus, les fonctionnalités de l’un de ces logiciels peuvent être applicables à l’autre, et cela dans les deux sens.
En conclusion, un logiciel gestion evenementiel constitue un atout majeur pour piloter vos projets événementiels de manière optimale. Que vous organisiez un petit séminaire ou un grand salon, ces outils vous permettent de centraliser toutes les données cruciales, de coordonner les équipes et de gérer efficacement les tâches, tout en garantissant la satisfaction des participants et des clients.
