En tant que professionnel du secteur événementiel, vous êtes amené à gérer un bon nombre d’informations autour d’un événement.
Que se soit votre client, les prestataires, le suivi et les petits détails de l’événement ainsi que la facturation, vous avez besoin d’aide pour tout gérer.
Jusqu’à présent vous avez toujours utilisé des logiciels tels que Word, Excel ou la suite Google pour travailler, mais il existe actuellement dans le marché des logiciels de gestion d’événement qui vous permettent de fluidifier votre organisation et vous font gagner du temps.
Par exemple, une des tâches qui vous prend surement beaucoup de temps est la facturation de l’événement, car il faut d’abord créer le devis pour votre client, lui faire parvenir, ensuite il faudra transformer ce devis en facture et plus tard suivre les différents paiements.
Avec un logiciel de gestion d’événements vous verrez que cette tâche sera simplifiée, vous pourrez vous créer des documents type ou modèles qui vous permettront ensuite d’éditer très rapidement vos devis et vous pourrez les envoyer au client directement depuis le logiciel.
Qu’est-ce qu’un devis événementiel ?
Un devis événementiel est un document qui détaille de manière précise les prestations spécifiques liées à l’organisation d’un événement, ainsi que leur coût. Contrairement à un devis classique, un devis événementiel doit prendre en compte une multitude de paramètres uniques à chaque événement : le lieu, la durée, le type de prestations (catering, location de matériel, animation, etc.), le nombre de participants, et bien d’autres éléments variables.
Quelles informations devez-vous saisir dans un devis ?
Pour qu’un devis événementiel soit complet et valide, il doit comporter plusieurs mentions légales obligatoires, telles que :
- La description détaillée des prestations proposées,
- Le tarif des prestations, incluant les éventuels frais supplémentaires (déplacements, frais de location…),
- Les conditions de paiement et les délais,
- Les informations sur les taux de TVA applicables.
La rédaction d’un devis événementiel bien structuré est essentielle pour garantir une bonne compréhension entre le client et le prestataire, tout en établissant les bases d’une relation professionnelle transparente. Un bon devis événementiel sert également de référence pour le suivi du projet tout au long de son déroulement, notamment en cas de modification ou d’ajout de prestations.
Utilisez un logiciel gestion evenementiel pour créer et envoyer rapidement des devis
Dans un secteur aussi exigeant que l’événementiel, la réactivité et la précision sont essentielles. Utiliser un logiciel gestion evenementiel comme Lab Event permet de créer, structurer et envoyer vos devis en quelques clics, tout en gardant une vision claire et globale de chaque projet événementiel.
Lab Event est le premier logiciel ERP/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel. Il intègre un module de facturation complet qui vous permet d’éditer l’ensemble de vos documents financiers liés à un événement : devis, factures, avoirs et suivis de paiements. Cette approche centralisée s’inscrit pleinement dans une logique de logiciel de gestion de projet événementiel, où chaque donnée est reliée à votre événement et à vos clients.
Gagnez du temps grâce à des modèles de devis personnalisables
Avec Lab Event, vous ne partez jamais d’une page blanche. Le logiciel gestion événementiel vous permet d’importer et de réutiliser des modèles de devis créés en amont. Ces modèles peuvent être composés :
- d’articles prédéfinis,
- de titres et sous-titres,
- de sous-totaux automatiques,
- de structures claires et professionnelles.
Vous pouvez ainsi préparer des devis rapidement, tout en conservant une présentation cohérente et adaptée à votre image de marque, quel que soit le type de projet événementiel.
Un catalogue d’articles complet pour une gestion financière maîtrisée
Le logiciel vous permet également de créer votre propre catalogue d’articles. Lors de la création d’un devis, vous pouvez appeler ces articles via des raccourcis, ce qui accélère considérablement le processus.
Chaque article peut être configuré avec : un ou plusieurs taux de TVA, des taux de marge, des taux de commission, des prix d’achat et de vente.
Cette fonctionnalité renforce la dimension logiciel gestion événementiel de Lab Event, en vous offrant un contrôle précis sur la rentabilité de chaque événement et de chaque prestation.
Envoi des devis simplifié et suivi client optimisé
Une fois votre devis finalisé, vous pouvez l’envoyer directement à votre client grâce à la messagerie intégrée du logiciel. Toutes les communications sont centralisées, ce qui facilite le suivi et améliore la relation client.
Cette fonctionnalité s’inscrit dans une démarche globale de gestion de projet événementiel, où les échanges commerciaux, les documents et les actions sont regroupés au même endroit.
Des devis plus clairs, pour vous et pour vos clients
Grâce à ce logiciel de gestion d’événements, vos devis sont mieux structurés, plus lisibles et plus professionnels. Vous bénéficiez d’une meilleure visibilité sur vos propositions commerciales, tandis que vos clients profitent de documents clairs, détaillés et faciles à comprendre.