Introduction
Face à la digitalisation accélérée du secteur hôtelier, à la montée en puissance de plateformes comme Airbnb et à l’évolution rapide des attentes clients, les hôtels doivent trouver de nouveaux leviers pour rester compétitifs.
L’organisation d’événements est aujourd’hui un axe stratégique majeur pour générer des revenus complémentaires, fidéliser la clientèle et renforcer l’image de marque.
Cependant, pour tirer pleinement parti de ce potentiel, il est indispensable de structurer l’ensemble de ses activités commerciales, y compris la gestion des hébergements et des chambres disponibles pour les événements.
S’équiper de Lab Event, logiciel événementiel pour hôtels associant EMS (Event Management System) et ERP événementiel, permet aux établissements d’optimiser à la fois la gestion des événements et celle des hébergements, en s’intégrant parfaitement avec votre PMS.
1. Centraliser la gestion commerciale, événementielle et des hébergements
La réussite d’un événement dépend autant de la qualité des prestations proposées que de la capacité à gérer efficacement les disponibilités des chambres et hébergements.
Lab Event permet de :
- Centraliser dans un même espace les données clients, les demandes événementielles et les stocks de chambres.
- Avoir une vision globale des disponibilités d’hébergement pour proposer rapidement des packages complets (salle + hébergements).
- Synchroniser automatiquement les réservations via une intégration possible avec votre PMS.
Cette centralisation permet de mieux répondre aux besoins spécifiques des clients événementiels (groupes, séminaires résidentiels) et d’optimiser l’occupation de l’hôtel.
Dans un marché compétitif comme celui des Hotels Meetings en France, cette fluidité opérationnelle fait toute la différence pour remporter des appels d’offres ou séduire les agences événementielles.
2. Booster votre chiffre d’affaires événementiel
Maximiser le chiffre d’affaires événementiel ne se limite pas à louer une salle.
C’est aussi :
- Optimiser les ventes additionnelles (hébergements, prestations techniques, restauration).
- Réduire le délai entre la demande et la signature.
Avec Lab Event, vous générez rapidement :
- Des devis personnalisés incluant les chambres et les prestations événementielles
- Des présentations visuelles de qualité pour séduire vos prospects
La signature électronique intégrée facilite la transformation rapide des devis en contrats.
L’utilisation de solutions modernes, comme l’explique notre article sur les meilleurs logiciels pour mieux gérer l’événementiel dans un hôtel, est aujourd’hui un critère essentiel pour augmenter son taux de conversion dans l’univers événementiel hôtelier.
3. Optimiser la rentabilité et le pilotage financier
Pour chaque événement, il est crucial de savoir si l’opération est véritablement rentable.
Lab Event vous permet de :
- Suivre le chiffre d’affaires généré par la location de salle, la restauration, les prestations techniques et l’hébergement associé
- Analyser les marges par événement
- Détecter rapidement les événements les plus profitables et ajuster votre politique commerciale
La gestion intégrée des hébergements dans le calcul de la rentabilité offre une lecture complète de votre activité événementielle.
Dans un contexte où les défis qui attendent le secteur hôtelier dans les prochaines années imposent une rigueur de gestion accrue, pouvoir piloter précisément vos revenus annexes devient indispensable pour sécuriser votre rentabilité.
4. Gagner un temps précieux grâce à l’automatisation
La productivité est essentielle dans un hôtel où chaque minute compte.
Lab Event permet d’automatiser :
- Les relances clients sur les devis et contrats
- L’envoi de propositions combinant salle et hébergements disponibles
- La communication interne avec les équipes hébergement et F&B
Cette automatisation vous libère du temps pour vous concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée : personnaliser les propositions, accueillir les clients, développer de nouveaux marchés.
À l’heure où les défis qui attendent l’hôtellerie incluent notamment des pénuries de personnel qualifié, optimiser l’efficacité opérationnelle est un levier clé pour rester compétitif.
5. Valoriser vos prestations et différencier votre hôtel
Présenter vos prestations événementielles de manière professionnelle est un facteur décisif pour convaincre vos prospects.
Avec Lab Event, vous pouvez :
- Mettre en avant vos espaces événementiels et vos solutions d’hébergement dans des présentations visuelles haut de gamme
- Proposer des pages descriptives optimisées pour le SEO, avec un focus clair sur vos atouts (capacités, équipements, offres packagées)
Face à l’évolution du marché décrite dans le secteur hôtelier face à Airbnb, où l’expérience client prime sur le simple hébergement, valoriser l’ensemble de votre offre événementielle et résidentielle devient un impératif stratégique.
Lab Event vous donne les outils pour sublimer votre image et maximiser votre attractivité auprès d’une clientèle exigeante.
6. Renforcer votre image et votre présence digitale
Aujourd’hui, la première impression d’un client potentiel passe par votre présence en ligne.
Pour les événements, il est crucial de donner accès à une information précise sur vos espaces, vos prestations et votre capacité à associer hébergements et chambres à l’événement.
Avec Lab Event, vous pouvez :
- Construire une véritable vitrine événementielle en ligne
- Présenter vos salles et options d’hébergement de manière cohérente et attractive
- Optimiser vos contenus pour le SEO afin de générer des demandes qualifiées
En associant l’événementiel et l’offre résidentielle, votre hôtel démontre sa capacité à offrir une expérience complète et sans couture.
Cette approche est essentielle pour capter une clientèle B2B toujours plus exigeante, habituée à des recherches rapides et ciblées en ligne.
7. Mieux comprendre vos clients et personnaliser vos services
La personnalisation est devenue une attente standard des clients événementiels et résidentiels.
Lab Event vous permet d’aller plus loin que la simple réservation d’une salle ou d’une chambre.
Grâce à la centralisation des données clients, vous pouvez :
- Adapter vos propositions en fonction des préférences historiques (types de chambres, régimes alimentaires, configurations de salles)
- Anticiper les besoins spécifiques liés à l’hébergement des groupes
- Créer des expériences sur-mesure, combinant logistique événementielle et hébergement
Ce niveau de personnalisation renforce la fidélité client et améliore significativement votre réputation en ligne, ce qui a un impact direct sur la notation des hôtels.
Avec Lab Event, chaque client bénéficie d’une approche individualisée qui valorise votre expertise et augmente la probabilité de réachat.
8. Simplifier la collaboration interne et externe
Organiser un événement implique de nombreux départements : commercial, hébergement, restauration, technique, housekeeping.
La coordination entre ces services est souvent complexe, surtout lorsque l’hébergement de groupes vient s’ajouter à la gestion de l’événement lui-même.
Lab Event facilite cette collaboration grâce à :
- Une vision centralisée de l’événement et des besoins d’hébergement associés
- Des mini-sites clients pour le suivi des événements et réservations de chambres
- Un agenda partagé entre tous les services impliqués
Chaque équipe accède aux informations pertinentes en temps réel, réduisant les risques d’erreurs et améliorant la fluidité opérationnelle.
En simplifiant la communication interne et externe, Lab Event garantit une meilleure expérience client et renforce la réputation de votre établissement sur le segment événementiel.
9. Anticiper les évolutions du marché hôtelier
L’évolution rapide du secteur hôtelier impose aux établissements d’être plus agiles, plus digitaux et plus responsables.
Les attentes des clients évoluent vers :
- Des parcours de réservation 100 % digitaux
- Une gestion responsable de l’événementiel et de l’hébergement
- Une intégration transparente entre salle, service et chambre
Lab Event propose une approche complète pour accompagner cette mutation :
- Gestion centralisée des événements et des chambres via l’intégration possible avec votre PMS
- Outils d’analyse pour suivre les indicateurs de performance et de durabilité
- Flexibilité pour s’adapter aux nouvelles normes RSE et écologiques
Face à des défis structurels décrits dans le secteur hôtelier face à Airbnb, pouvoir anticiper ces transformations est un avantage concurrentiel clé pour votre établissement.
10. Maximiser votre retour sur investissement (ROI)
Lab Event ne se contente pas d’améliorer vos processus : il vous aide à mesurer et à maximiser votre rentabilité.
Grâce à ses outils d’analyse avancés, vous pouvez :
- Calculer la rentabilité globale d’un événement en intégrant les salles, les prestations annexes et les hébergements associés
- Identifier les types d’événements et segments clients les plus rentables
- Ajuster votre stratégie commerciale et marketing en fonction des données récoltées
Le suivi précis de votre chiffre d’affaires événementiel, intégrant la contribution des réservations d’hébergements, vous permet d’optimiser votre politique tarifaire, votre capacité d’accueil et votre allocation des ressources.
Chaque action entreprise devient ainsi mesurable, chaque événement constitue une opportunité d’amélioration continue.
Lab Event transforme votre gestion événementielle et résidentielle en un moteur de croissance fiable, durable et pleinement maîtrisé.
Conclusion
S’équiper de Lab Event est bien plus qu’un choix technique : c’est un choix stratégique.
Face aux évolutions rapides du marché hôtelier, aux nouvelles attentes clients et aux défis de rentabilité, les hôtels doivent être capables d’intégrer harmonieusement gestion événementielle et gestion des hébergements.
Lab Event est un logiciel événementiel pour hôtels, un véritable EMS hôtelier et ERP événementiel, qui permet de :
- Centraliser l’ensemble de la gestion commerciale, événementielle et résidentielle
- Booster le chiffre d’affaires événementiel et l’occupation des chambres
- Améliorer l’expérience client grâce à une approche personnalisée
- Maîtriser la rentabilité de chaque projet et de chaque groupe hébergé
En intégrant la dimension hébergement à la gestion événementielle, votre hôtel offre une prestation complète, différenciante et hautement rentable.