En tant que gestionnaire d’un lieu événementiel vous êtes amené à gérer des réservations de groupe. En effet, quand vous organisez un événement qui dure plusieurs jours, il est intéressant de pouvoir proposer à votre client la possibilité de loger ses participants.
A ce stade, il est donc nécessaire de pré-réserver les chambres que vous lui proposez sous forme de bloc d’hébergement dans un logiciel et ainsi pouvoir faire le suivi des réservations au fur et à mesure qu’elles vous parviennent.
Comment faire pour gérer les réservations de groupe?
La meilleure solution pour s’organiser est d’utiliser un système de centrale de réservations qui vous permettra de rassembler toutes les informations.
Car pour avoir une gestion optimisée de l’hébergement dédié à un événement, il est important de tenir en compte certains aspects :
- Il est nécessaire de pré-réserver un contingent de chambres
- Il est préconisé de mettre en place d’une plateforme disponible en ligne 24h/24
- Vous aurez besoin d’éditer des rooming list qui récapitulent les réservations
De plus, l’utilisation d’un logiciel de gestion de réservations de groupe vous permettra de visualiser en temps réel les contingents qui sont encore disponibles à chaque instant.
Une des fonctionnalités nécessaires est la possibilité de créer une landing page ou mini site où vous pourrez résumer les détails des chambres disponibles et leur tarif et ainsi les participants pourront faire leur réservation directement.
Il sera également important de pouvoir extraire des rooming lists et de les envoyer aux différents interlocuteurs concernés
Un accès sécurisé via un extranet aux organisateurs de l’événement serait un plus.
Utilisez Lab Event pour gérer vos réservations de groupe
Lab Event, le premier logiciel ERP / CRM dédié aux acteurs de l’événementiel dispose d’un module qui vous permettra de créer votre centrale de réservation afin de gérer les réservations liées à l’hébergement des participants à votre événement
Vous pourrez créer un mini site dédié à votre événement avec la possibilité de le personnaliser avec votre charte graphique et inviter les participants en leur envoyant un lien vers le site.
Dans cette landing page, vous pourrez renseigner les catégories de chambres proposées avec des descriptifs et des photos. Ainsi les participants pourront réserver en ligne leur hébergement 7j/7 et 24h/24.
Aussi, dans Lab Event vous pourrez créer une tarification différente selon le profil des différents participants (exposants, congressistes, experts ou étudiants, etc) et en fonction de la date de réservation. Cette astuce vous permettra d’augmenter votre chiffre d’affaires, à terme.
Le logiciel vous permet également d’indiquer le nombre de chambres maximum qui sont disponibles par type chambre, ainsi vous pourrez gérer les blocs de chambres et éviter des réservations en doublon.
Vous serez également en mesure de connecter le logiciel avec votre outil de paiement afin que les participants puissent valider leur réservation en ligne.
Aussi, avec Lab Event vous pourrez éditer une liste de participants à jour et l’exporter en pdf.
