Étude de Cas
KEYS engage une transformation stratégique avec LAB EVENT pour booster son efficacité évènementielle
Keys est un acteur hybride du secteur événementiel. À la fois agence événementielle et exploitant de lieux parisiens inspirants, Keys conçoit des expériences sur-mesure et propose des espaces atypiques adaptés aux événements d’entreprise.
Sa force repose sur un ancrage opérationnel solide, une équipe créative exigeante, et une approche qui combine hospitalité, culture et excellence de service.
Le défi / Problématique
Avant de rejoindre Lab Event, Keys fonctionnait avec un CRM généraliste, adapté au suivi de contacts, mais inadapté à leur métier d’agence et d’opérateur de lieux. L’outil ne permettait pas de piloter leur activité commerciale, encore moins de répondre aux exigences du terrain événementiel.
Les chefs de projets perdaient un temps considérable à entrer et organiser manuellement des données dans le CRM. Ce travail de saisie prenait parfois plus de temps que la commercialisation des événements elle-même. Le besoin était double : récupérer proprement l’historique des données, tout en mettant en place une interface fluide, intuitive et dédiée à leur métier.
La problématique portait également sur la structuration des processus, avec un besoin fort d’accompagnement et de flexibilité, dans une logique d’amélioration continue.
Solution apportée par Lab Event
1. Une solution tout-en-un
Lab Event a proposé à Keys une solution adaptée aux usages métiers des agences événementielles comme à ceux des lieux. Dès le départ, l’approche a été collaborative et orientée métier : l’objectif n’était pas simplement de remplacer un outil, mais d’installer un véritable socle de gestion opérationnelle, capable d’évoluer.
La solution mise en œuvre permet de centraliser toute la chaîne de valeur événementielle : gestion des clients et prospects, suivi des événements, création de devis, facturation, achats, production, exports comptables.
2. Synchronisation emailing et gestion événementielle
L’un des éléments structurants de cette mise en œuvre a été la connexion de leur outil d’emailing à Lab Event. Concrètement, cette intégration permet à Keys de retrouver dans une seule interface toutes les données issues de leurs campagnes : taux d’ouverture, clics, rebonds, désabonnements, etc. Chaque interaction est automatiquement reliée à la fiche contact concernée, ce qui enrichit la connaissance client et facilite la relance commerciale.
Grâce à cette synchronisation intelligente, Keys peut aujourd’hui :
- Suivre les performances des actions de communication en temps réel, dans le même écosystème que la gestion opérationnelle.
- Suivez l’engagement de chaque client et ajuster les actions en fonction de leur comportement.
Mise en œuvre / Développement
Après une première phase de formation, une collaboration régulière s’est instaurée. Un référent côté Keys assure la communication entre les équipes, remontant systématiquement les besoins et proposant des améliorations qui sont ensuite intégrées par Lab Event dans son programme d’évolution produit.
La mise en œuvre s’est faite de manière progressive et pragmatique : les chefs de projet ont été formés, accompagnés, et ont pu progressivement basculer sur l’outil sans rupture. Des exports comptables ont été personnalisés pour s’intégrer aux outils existants.
Par ailleurs, l’outil a été personnalisé à la demande de Keys sans développement lourd, en misant sur les capacités natives de Lab Event : champs dynamiques, configuration de vues, exports spécifiques. Des ajustements fins ont été réalisés à la demande, grâce à une relation de travail très étroite entre les équipes.
Résultats obtenus
La mise en place de Lab Event a considérablement simplifié et optimisé la gestion événementielle chez Keys. Grâce à une interface intuitive et centralisée, les équipes ont pu automatiser de nombreuses tâches administratives et opérationnelles, réduisant ainsi le temps passé sur les saisies et le suivi manuel.
La solution a permis d’harmoniser le travail des chefs de projet, en leur offrant un outil adapté à leurs besoins spécifiques, plus agile et flexible que les logiciels précédemment utilisés.
Aujourd’hui, Keys bénéficie d’un processus plus performant, qui favorise la montée en compétences des équipes et la personnalisation des workflows sans recours à des développements lourds.
La collaboration étroite avec Lab Event garantit un accompagnement constant et l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités, assurant ainsi une évolution continue de la plateforme en fonction des besoins opérationnels et stratégiques de Keys.
Conclusion
Avec Lab Event, Keys a fait le choix d’un outil métier, évolutif, et centré sur la réalité du terrain. Cette collaboration, construite sur un dialogue constant, a permis d’installer une base solide, qui continue à évoluer au rythme des besoins.
Ce cas illustre parfaitement la promesse de Lab Event : offrir un outil complet, fluide, et prêt à accompagner la croissance de leurs projets.