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La gestion du personnel dans un lieu événementiel est un aspect fondamental lorsque vous organisez un événement. En effet, il s’agit de déterminer quelles personnes vont travailler pendant  l’événement, en définissant précisément les tâches et le temps qu’elles devront fournir et en tenant compte des compétences spécifiques de chacun.

Pour compiler toutes ces informations et pouvoir ensuite les communiquer aux différents interlocuteurs, il est recommandé d’utiliser une fiche de mission.

Qu’est-ce qu’une fiche de mission?

 

Une fiche de mission est un document qui sert de manuel pour un événement et qui contient toutes les informations sur les activités prévues. Elle décrit en détail, étape par étape, qui fait quoi quand. 

 

Pourquoi se servir d’une fiche de mission?

 

Le plus important est de bien communiquer entre tous les groupes de personnes responsables de mettre en place l’événement. Il est nécessaire que chacun connaisse son rôle et puisse communiquer auprès des autres en cas de complication. Ainsi, l’organisateur de l’événement pourra déléguer et se concentrer sur les clients / invités.

Une fiche de mission permet de voir toutes les données d’un événement d’un seul coup d’œil et ainsi détecter les possibles conflits d’horaires ou de disponibilité des espaces. Aussi, elle vous permet de vérifier que les participants de l’événement aient assez de temps pour changer de salle, si nécessaire.

Comment rédiger une fiche de mission pour votre événement?

 

La fiche de mission doit indiquer les différentes actions et étapes de l’événement, d’une façon chronologique. 

Vous pouvez partir du programme de l’événement afin de déterminer les différents timings des parties concernées (fournisseurs, restaurateurs, employés).

Aussi, il est nécessaire de désigner une personne responsable par partie concernée afin de centraliser les retours et informations importantes.

Chaque personne devra avoir des tâches spécifiques et des domaines de responsabilité éventuels. Cela nous indiquera si nous avons prévu le personnel nécessaire ou s’il faut en engager plus.

Utilisez un logiciel pour créer vos fiches de mission

 

Afin de vous faciliter la tâche dans la création de vos fiches de mission, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé.

Lab Event, le premier logiciel ERP / CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de vous organiser plus rapidement, notamment en vous facilitant la création de vos fiches de mission. Vous pourrez gérer plus simplement vos événements en construisant vos modèles de page à l’aide de champs personnalisables.

En effet, vous pourrez indiquer d’une façon dynamique par exemple le client, la date, les horaires, les espaces sélectionnés et le nom des différents intervenants tout le long de l’événement.