Logiciel de gestion événementielle pour universités et écoles supérieures
Les établissements d’enseignement supérieur disposent souvent de nombreux espaces modulables : amphithéâtres, salles de conférence, auditoriums, lieux culturels… Grâce à Lab Event, ils bénéficient d’une solution performante pour planifier, organiser et rentabiliser l’utilisation de leurs espaces.
Adapté aux besoins des établissements supérieurs
Organisation simplifiée et centralisée
Toutes les sollicitations pour vos espaces (amphithéâtres, salles de réunion, auditoriums…) regroupées dans un seul outil. Avec Lab Event, vous conservez une gestion unifiée des demandes de réservation ainsi qu’un suivi facilité, de la demande initiale à la facturation.
Planification partagée et en temps réel
Grâce au calendrier partagé, chaque équipe visualise les réservations en cours et à venir, évitant les conflits et doublons. Idéal pour des structures multi-campus ou multi-sites.
Un accès personnalisé selon les rôles
Les services logistiques, administratifs ou pédagogiques disposent d’un accès adapté à leur fonction. Chacun peut intervenir au bon moment, avec les bonnes informations.
Valorisation des espaces et développement de revenus
Exploitation optimale des espaces
Lab Event vous accompagne pour transformer chaque mètre carré en opportunité. Grâce à notre plateforme, identifiez, planifiez et valorisez vos espaces pour accueillir des activités variées : séminaires, formations professionnelles, spectacles, conférences.
Une opportunité de transformer vos lieux disponibles en ressources stratégiques !
Création d’une véritable offre événementielle
Structurez votre offre, établissez des tarifs clairs, proposez des prestations complémentaires (restauration, audiovisuel, sécurité…) et gérez la relation client de manière professionnelle.
Automatisation des tâches et gain de temps
Génération automatique des documents
Toutes les étapes administratives sont centralisées et automatisées : génération de devis, contrats, plannings, feuilles de route, bons de commande… Grâce à des modèles personnalisables, vous gagnez un temps précieux et standardisez vos documents.
Coordination interne et logistique
Lab Event assure une coordination parfaite entre les différents départements (logistique, sécurité, technique, restauration…), chaque équipe ayant une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des tâches. Vous minimisez ainsi les risques d’oublis et maximisez l’efficacité de vos équipes
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Foire aux questions
Lab Event empêche-t-il techniquement le sur-booking (doubles réservations) ?
Oui, Lab Event intègre des verrous de sécurité. Si vous tentez de réserver une salle sur un créneau déjà confirmé par un collègue, le logiciel bloque l’action. Il gère également les conflits de ressources : si vous n’avez qu’un seul vidéoprojecteur pour deux salles, Lab Event vous signalera le manque de matériel pour l’une des deux réservations.
Le planning des disponibilités est-il mis à jour en temps réel ?
Oui, absolument. Dès qu’une option est posée ou qu’une salle est réservée, le planning est instantanément mis à jour pour l’ensemble de votre équipe.
Peut-on réserver plusieurs salles simultanément pour un même événement ?
Absolument. Lab Event permet d’ajouter autant d’espaces que nécessaire à un même événement.
Est-il possible de poser des options avant une réservation définitive ?
Oui, Lab Event permet de poser des options sur les créneaux de réservation sans engager de réservation définitive. Vous pouvez ensuite confirmer ou annuler l’option en fonction de la réponse du client.
Peut-on synchroniser le planning Lab Event avec des calendriers externes (Google, Outlook) ?
Oui, Lab Event permet une synchronisation pour que vous puissiez consulter vos disponibilités et vos rendez-vous directement sur votre smartphone ou votre agenda habituel.
Comment sont gérées les demandes de réservations complexes ?
Lab Event permet de créer des “Événements multi-dates”. Vous liez toutes les réservations de salles à un seul dossier maître. Sur le planning, vous voyez la continuité du projet, et sur le devis, le client ne voit qu’une seule prestation globale cohérente.
Pour aller plus loin…
Guide pratique
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