Logiciel de gestion événementielle pour hôtels
Lab Event accompagne les hôtels dans la gestion de leurs événements, qu’il s’agisse de séminaires d’entreprise, de mariages, de réceptions privées ou de conférences.
Une solution tout-en-un pour booster votre activité événementielle, optimiser vos espaces et valoriser votre offre d’hébergement.
Déjà adopté par des hôtels d’exception
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Un outil pensé pour les spécificités des hôtels
Suivi en temps réel des réservations
Avec Lab Event, vous avez un contrôle total sur toutes les réservations d’événements et la disponibilité des chambres. La plateforme permet de suivre en temps réel l’occupation des espaces dédiés aux événements et des chambres d’hébergement.
Connectivité PMS et gestion intelligente des hébergements
La connectivité des PMS à Lab Event facilite la gestion des disponibilités des chambres d’hôtel et des espaces événementiels en temps réel. Cela permet d’éviter les conflits de réservation et d’optimiser l’utilisation des ressources de l’hôtel.
Automatisation des flux et coordination entre les équipes
Lab Event rend la gestion des événements plus fluide grâce à des workflows automatisés, adaptés à chaque type d’événement. Par exemple, des actions spécifiques peuvent être programmées pour le suivi des demandes d’hébergement, la préparation des espaces ou la gestion des services supplémentaires.
Maximisez le potentiel de vos espaces hôteliers
Optimisation des espaces et salles
Exploitez pleinement chaque mètre carré de votre hôtel depuis un calendrier partagé. Vous gérez facilement vos salons, salles de réunion ou espaces extérieurs, en visualisant les réservations en cours, les horaires et les besoins spécifiques de chaque événement, et ainsi éviter les conflits de réservation !
Création d'offre événementielle structurée
La plateforme Lab Event permet de créer des devis détaillés et personnalisés pour chaque événement, en y incluant les services d’hébergement, la location de salles, la restauration et les équipements techniques.
Proposition commerciale personnalisée
Valorisez l’ensemble de vos services et offrez une présentation soignée pour chaque type d’événement. Les informations sont extraites directement de vos devis et événements, avec des champs personnalisés pour intégrer des détails sur les chambres disponibles, les services d’hébergement et les espaces dédiés.
Outil sur-mesure
Générez des propositions commerciales ou contrats entièrement personnalisées selon le vos clients et types d’événements.
Intégration fluide avec votre PMS
Liaison avec votre PMS pour une gestion centralisée des réservations et services.
Gestion d’événements multi-hôtels et multi-groupes
Pour gérer vos événements avec différents profils de sociétés.
Formulaires personnalisables
Optimisation du taux de conversion grâce à des formulaires de demande personnalisable.
Personnalisation des messages d’envoi
Personnalisez les emails envoyés à vos clients grâce à des champs dynamiques.
Connectivité avec apporteurs d’affaires
Intégration avec des plateformes pour centraliser toutes les demandes d’affaires.
Gestion d’une base de données des prestataires
Suivi des prestataires externes simplifiant la gestion des commandes.
Synchronisation directe avec Google Agenda et Outlook
Pour une gestion simplifiée de vos réservations sur votre calendrier.
Signature électronique interne
Validez les contrats directement dans la plateforme, sans avoir recours à des services externes.
Foire aux questions
Oui, absolument. Lab Event est nativement conçu pour communiquer avec le PMS Mews afin de synchroniser les disponibilités de chambres des événements et l’ensemble des services et prestations vendues. Les deux logiciels « se parlent » en temps réel : les tarifs et disponibilités remontent de Mews vers Lab Event, et vos réservations ou modifications effectuées dans Lab Event redescendent instantanément dans votre PMS. Absolument. Lab Event propose un calendrier d’hébergement qui offre une vue sur la disponibilité des chambres et suites. Oui, Lab Event permet une gestion multi-hôtels et multi-groupes et de coordonner les plannings de plusieurs sites sans passer d’un logiciel à un autre. Oui. Lab Event permet de gérer les forfaits séminaires (journée d’étude, résidentiel), de préciser les régimes alimentaires et d’ajuster les tarifs selon le nombre de participants. C’est l’un des points forts de l’outil. Depuis des feuilles de fonction personnalisés, chaque service reçoit instantanément les instructions spécifiques qui le concernent. Oui, Lab Event intègre des verrous de sécurité. Si vous tentez de réserver une salle sur un créneau déjà confirmé par un collègue, le logiciel bloque l’action. Il gère également les conflits de ressources : si vous n’avez qu’un seul vidéoprojecteur pour deux salles, Lab Event vous signalera le manque de matériel pour l’une des deux réservations. Oui, absolument. Dès qu’une option est posée ou qu’une salle est réservée, le planning est instantanément mis à jour pour l’ensemble de votre équipe. Absolument. Lab Event permet d’ajouter autant d’espaces que nécessaire à un même événement. Oui, Lab Event permet de poser des options sur les créneaux de réservation sans engager de réservation définitive. Vous pouvez ensuite confirmer ou annuler l’option en fonction de la réponse du client. Oui, Lab Event permet une synchronisation pour que vous puissiez consulter vos disponibilités et vos rendez-vous directement sur votre smartphone ou votre agenda habituel. Lab Event permet de créer des « Événements multi-dates ». Vous liez toutes les réservations de salles à un seul dossier maître. Sur le planning, vous voyez la continuité du projet, et sur le devis, le client ne voit qu’une seule prestation globale cohérente.Lab Event peut-il se synchroniser avec mon logiciel de gestion de chambres (PMS) ?Comment fonctionne la synchronisation bidirectionnelle (Smart Mapping) ?Peut-on visualiser spécifiquement l’hébergement lié à un événement ?Peut-on gérer les réservations de plusieurs établissements sur Lab Event ?Lab Event gère-t-il les spécificités de la restauration hôtelière ?Peut-on automatiser la création des feuilles de fonction aux différents services (Cuisine, Étages, Réception) ?Lab Event empêche-t-il techniquement le sur-booking (doubles réservations) ?Le planning des disponibilités est-il mis à jour en temps réel ?Peut-on réserver plusieurs salles simultanément pour un même événement ?Est-il possible de poser des options avant une réservation définitive ?Peut-on synchroniser le planning Lab Event avec des calendriers externes (Google, Outlook) ?Comment sont gérées les demandes de réservations complexes ?
Pour aller plus loin…
Guide pratique
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