Antoine est responsable de l’organisation des congrès dans l’office de tourisme / congress bureau de sa ville

Sa problématique

Il doit booker des chambres d’hotels sur un principe d’allotements pour ensuite les proposer à ses participants. Pour cela, il peut envoyer des emails ou créer un site dédié cher … Enfin il doit faire payer le clients … indépendamment…

Notre solution

Nous avons développé un module qui s’inscrit nativement dans Lab Event. Nous avons chercher à simplifier ce process compliqué pour en faire un ensemble cohérent et fluide.

Comment ?

En proposant des étapes simples et efficaces :

  • Création de profils de participants : l’organisateur de congrès peut définir qui va venir (un exposant, un expert, un congressiste…) et lui attribuer un tarif différencié en fonction de son profil et de la date de réservation.
  • Mise en place des hôtels et des restaurants proposés : le responsable du congrès va pouvoir définir les hotels avec lesquels il a des accords, ainsi que les restaurants pour pouvoir les proposer à ses participants.
  • Gestion de l’allotement de facon précise : l’organisateur du congrès va pouvoir définir le nombre de chambres par type de chambre et également les nombres de places réservées dans les restaurant… et surtout voir l’évolution en temps réel des réservations.
  • Suivi des réponses des participants : il est indispensable de connaitre en temps réel les réservations et demandes des participants de facon claire, net et précise.
  • Paiement en ligne des participants : Lab Event propose une connexion avec votre outil de paiement pour que chaque participant au congrès puisse valider sa réservation en ligne.
  • Et évidemment : création d’un mini site dédié au congrès : personnalisable à vos couleurs, nous vous donnons le moyen de communiquer efficacement auprès des participants du congrès.

Découvrez toutes les fonctionnalités dans la page dédiée aux invitations des participants à un congrès.

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