Pourquoi les doubles réservations restent un vrai problème en hôtellerie événementielle
Dans un hôtel, gérer efficacement les réservations est essentiel pour garantir la rentabilité et la qualité de service. Mais lorsque l’événementiel s’ajoute à l’hébergement, la complexité explose.
Entre la réservation des salles, la gestion des chambres, la coordination avec la restauration et les demandes spécifiques des clients, le risque d’erreur devient réel — et souvent coûteux.
La double réservation, ou “overbooking logistique”, ne se limite pas à une chambre vendue deux fois. Il peut s’agir d’une salle attribuée simultanément à deux groupes, d’un prestataire bloqué sur deux événements, ou d’un hébergement non prévu pour un groupe événementiel.
Et les conséquences sont immédiates :
- Stress opérationnel,
- Image dégradée auprès du client,
- Réclamations et remboursements,
- Perte de temps pour les équipes.
Malgré l’importance de l’enjeu, ce problème reste fréquent, en particulier dans les établissements qui ne disposent pas d’outils spécialisés ou de processus bien synchronisés.
Une erreur qui peut coûter cher en image et en revenus
Un client professionnel qui découvre que la salle réservée est occupée, ou que ses chambres ne sont pas disponibles, perdra immédiatement confiance dans votre établissement.
Au-delà de la frustration ponctuelle, ce type d’incident :
- Affecte votre réputation sur les plateformes B2B,
- Réduit la probabilité de rebooking,
- Et peut entraîner l’annulation d’événements futurs.
Dans l’univers très concurrentiel de l’événementiel hôtelier, la fiabilité est une condition sine qua non. Or, une double réservation est perçue comme le symptôme d’un manque de professionnalisme ou d’organisation.
Des plannings encore trop souvent gérés manuellement
Beaucoup d’établissements continuent à utiliser :
- Des fichiers Excel en local,
- Des agendas papier ou partagés sur des drives,
- Des emails pour gérer les réservations et modifications.
Cette approche artisanale multiplie les risques :
- Fichiers non mis à jour,
- Modifications non communiquées,
- Perte d’informations critiques.
Quand plusieurs services (hébergement, F&B, commercial, technique) doivent intervenir sur un même événement, le planning devient un point névralgique. Et s’il n’est pas centralisé et mis à jour en temps réel, les erreurs s’accumulent.
Le manque de synchronisation entre services reste fréquent
Un autre problème récurrent : le cloisonnement des informations.
Chaque service travaille sur sa propre feuille de route, sans réelle visibilité sur ce que font les autres.
Par exemple :
- Le service commercial bloque une salle sans prévenir la réception.
- L’équipe housekeeping n’est pas informée du nombre de chambres réservées pour un séminaire.
- Le planning cuisine ne prend pas en compte le nouveau déjeuner ajouté à une conférence.
Résultat : des tensions internes, des doublons ou des oublis, et une expérience client dégradée.
Les 5 causes fréquentes des erreurs de disponibilité
1. Absence de planning centralisé
Sans outil unique de planification, chaque service gère ses propres tableaux ou plannings, ce qui rend la vision d’ensemble impossible.
Un événement peut être confirmé par une équipe… mais invisible pour une autre. C’est souvent le point de départ d’une double réservation.
2. Communication interne défaillante
Même dans des hôtels bien équipés, la communication entre services repose encore trop souvent sur :
- Des échanges informels,
- Des appels de dernière minute,
- Ou des comptes-rendus partiels.
Sans système de notification automatique ou d’historique partagé, une simple modification de date ou d’horaire peut passer inaperçue… et créer un conflit de réservation.
3. Outils non connectés (formulaire, PMS, sales)
Lorsque votre formulaire de contact, votre logiciel commercial, votre PMS et votre planning de salle ne “parlent” pas entre eux, chaque réservation devient un risque.
Vous recevez une demande depuis un formulaire en ligne, mais :
- Le planning n’est pas à jour,
- Le commercial n’a pas accès aux disponibilités,
- Et la salle est déjà occupée… mais personne ne le voit.
Ce manque de synchronisation entre outils est l’une des causes principales d’erreurs, comme souligné dans notre article sur les intégrations clés entre PMS et outils événementiels.
4. Manque de visibilité en temps réel
Même lorsque les outils existent, s’ils ne sont pas synchronisés en temps réel, les informations peuvent être obsolètes au moment de la consultation.
Exemple : une réservation validée à 14h n’apparaît dans le planning partagé qu’à 18h. Entre-temps, un autre événement est validé manuellement sur le même créneau.
Dans un environnement dynamique, la mise à jour immédiate des données est cruciale pour éviter les conflits.
5. Événements et hébergement gérés séparément
Enfin, dans de nombreux établissements, la gestion événementielle est dissociée de la gestion des chambres.
Les équipes travaillent sur deux outils différents, sans lien direct :
- D’un côté, un planning des salles,
- De l’autre, un PMS pour les nuitées.
Ce cloisonnement crée un risque élevé d’oubli des blocs d’hébergement, surtout en cas de groupe ou de séminaire résidentiel.
Comment éviter les doubles réservations avec les bons outils
Un planning partagé entre tous les services
La première mesure à mettre en place est simple : un planning unique, partagé et en temps réel.
Avec une solution comme Lab Event, chaque événement est automatiquement :
- Ajouté dans un agenda centralisé,
- Visible par tous les services concernés (commercial, F&B, hébergement, technique),
- Accompagné des informations clés (heures, salles, participants, options).
Fini les conflits entre départements. Chacun voit la même chose au même moment, et peut agir en conséquence.
C’est un changement radical dans la manière d’opérer, qui permet de prévenir en amont les surréservations et de fluidifier la coordination.
Une synchronisation automatique avec le PMS
Pour garantir une cohérence entre réservations d’hébergements et événements, il est indispensable que votre planning événementiel soit connecté à votre PMS.
Lab Event permet une intégration directe avec votre PMS (comme Mews), ce qui offre :
- Une vue combinée des réservations de salles et de chambres,
- Une allocation automatique des blocs hébergement pour les groupes,
- Un suivi consolidé des disponibilités par jour, par segment et par type d’événement.
Cette synchronisation évite les erreurs humaines liées au double encodage et assure une vision 360° de votre capacité d’accueil.
Comme détaillé dans les 5 intégrations clés à avoir en 2025, cette interopérabilité est devenue essentielle pour garder une longueur d’avance.
Des formulaires connectés et intelligents
Un autre point critique : les demandes entrantes via votre site.
Avec des formulaires non connectés, chaque demande est traitée manuellement, ce qui augmente :
- Les délais de réponse,
- Le risque d’erreur de saisie,
- Et la probabilité de conflit de disponibilité.
Avec Lab Event, vos formulaires de demande sont automatiquement reliés à votre planning et à votre CRM.
Résultat :
- Chaque demande est tracée,
- Les salles disponibles sont proposées en temps réel,
- Le client ne peut plus réserver un espace déjà occupé.
C’est un levier fort pour améliorer la qualité de service dès le premier contact, comme expliqué dans cet article dédié.
Des alertes et statuts personnalisés dans Lab Event
Au-delà de la planification, la prévention passe aussi par l’alerte.
Lab Event vous permet de configurer des :
- Rappels automatiques avant chaque événement,
- Alertes de conflit si deux réservations chevauchent le même créneau,
- Statuts personnalisés (option, confirmé, en attente, etc.) pour mieux gérer vos réservations.
Cette gestion par statuts et notifications permet de visualiser en un coup d’œil :
- Ce qui est en cours de validation,
- Ce qui est confirmé,
- Ce qui risque de poser problème.
C’est une couche de sécurité supplémentaire qui transforme votre organisation événementielle en système fiable, réactif et structuré.
Conclusion : pour une gestion fluide et fiable des disponibilités
Les doubles réservations ne sont pas une fatalité. Elles sont le symptôme d’un système mal connecté, mal partagé ou mal suivi.
Et dans un secteur où la réputation se joue sur l’efficacité, il n’y a plus de place pour l’improvisation.
Avec Lab Event, vous disposez d’une solution :
- 100 % pensée pour la réalité de l’événementiel hôtelier,
- Connectée à votre PMS et vos formulaires,
- Dotée d’un planning centralisé, intelligent et partageable,
- Capable de prévenir les erreurs avant qu’elles n’impactent l’expérience client.
Vous gagnez en fiabilité, en productivité et en sérénité.
Et surtout, vous offrez à vos clients professionnels une expérience fluide, maîtrisée et sans mauvaise surprise.
Dans un environnement où chaque détail compte, la gestion des disponibilités n’est plus un simple outil : c’est un levier de compétitivité.