Étude de Cas
BPM Agency unifie ses opérations événementielles avec Lab Event
BPM Agency est une agence événementielle créative et engagée, spécialisée dans la conception de dispositifs sur-mesure à fort impact. Reconnue pour sa capacité à orchestrer des événements innovants, fédérateurs et exigeants, l’agence intervient aussi bien dans la production technique que dans la création de contenus.
Le défi / Problématique
> Problématique rencontrée
Malgré une forte activité, BPM ne disposait d’aucun outil structurant pour gérer ses projets. L’ensemble des informations était dispersé dans des fichiers Excel, des présentations PowerPoint et des échanges de mails, rendant la gestion chronophage, peu lisible et difficile à mutualiser entre les équipes.
Cette organisation, bien que maîtrisée, montrait ses limites en termes de productivité, de collaboration et de fiabilité de l’information.
> Contexte
Face à cette situation, deux besoins majeurs ont émergé :
- Centraliser toutes les demandes clients dans un outil unique (CRM) :
Pour améliorer le suivi des opportunités, éviter les pertes d’informations et fluidifier les relances commerciales.
- Structurer et consolider la base de données prestataires :
BPM Agency travaillant avec un large réseau de prestataires (technique, artistique, logistique…), il devenait essentiel de regrouper toutes ces informations dans une base unique, consultable, historisée et facilement mobilisable selon les projets.
C’est dans cette optique qu’elle a choisi de faire appel à Lab Event avec l’objectif clair de gagner en efficacité, en visibilité et en cohérence dans la gestion de ses projets événementiels.
Solution apportée par Lab Event
Lab Event a proposé une solution sur-mesure permettant à BPM Agency de centraliser les données clés, optimiser les workflows et surtout, donner une vision claire des marges et du chiffre d’affaires sur chaque événement.
L’objectif : fluidifier la gestion sans rigidifier les méthodes de travail, tout en améliorant le pilotage global des projets et des achats.
Etape 1 : Sélectionner les prestataires
L’un des premiers leviers mis en place par Lab Event a été la centralisation de l’ensemble des prestataires sollicités pour un événement. Grâce à une structuration intelligente des fiches projet, BPM Agency peut désormais regrouper les prestataires par typologie (technique, animation, lieu, traiteur, etc.) et attribuer à chacun une fiche organisationnelle dédiée.
Cette approche permet aux chefs de projets de disposer de documents clairs, synthétiques et individualisés pour chaque prestataire. Ces fiches sont facilement exportables, imprimables et servent de véritables feuilles de route terrain, permettant de fluidifier la logistique opérationnelle pendant les événements.
Etape 2 : Lister le matériel nécessaire et les responsabilités
Lab Event a également permis à BPM Agency de structurer la gestion de la logistique matérielle grâce aux checklists intégrées. Chaque checklist permet de lister le matériel à prévoir pour un événement (décorations, équipements techniques, éléments scénographiques…) et surtout d’assigner les responsabilités à chaque membre de l’équipe ou à un prestataire.
Ce système apporte une clarté organisationnelle précieuse en amont des événements et assure une meilleure répartition des rôles, tout en réduisant les risques d’oubli ou de doublons.
Etape 3 : Passer commande auprès des prestataires
Avant l’intégration de Lab Event, la gestion des achats chez BPM Agency reposait principalement sur des tableaux Excel, rendant la création de devis et le suivi fournisseur fastidieux et peu centralisé. Chaque projet impliquait de multiples manipulations manuelles, avec un risque accru d’erreurs et une perte de temps significative dans la coordination avec les prestataires.
Avec Lab Event, le processus est entièrement structuré et rationalisé. Le devis devient un point de convergence : dès qu’un besoin est identifié, les articles sont associés à des prix d’achat et les fournisseurs correspondants sont intégrés automatiquement à partir de la base de données centralisée.
L’un des apports majeurs de la solution est la génération automatique des bons de commande. Toutes les informations étant déjà consolidées, l’équipe peut éditer et envoyer ses commandes en quelques clics, sans ressaisie, ni risque d’erreur.
Ces bons de commande alimentent également un suivi précis des achats, permettant à BPM Agency de piloter ses coûts réels, de suivre ses volumes d’achat par prestataire et d’assurer un contrôle rigoureux des marges sur chaque événement.
Etape 4 : Suivre ses factures fournisseurs et marges
Une fois le bon de commande généré et le prestataire sélectionné, l’équipe peut centraliser les factures fournisseurs reçues directement sur Lab Event.
Cette consolidation automatique offre bien plus qu’une simple organisation : elle donne à l’agence une visibilité complète et immédiate sur ses dépenses. En confrontant ces données avec les recettes générées, BPM Agency peut mesurer précisément la rentabilité de chaque projet, identifier les postes de coûts qui pèsent le plus, et ainsi prendre des décisions éclairées pour optimiser ses marges.
Grâce à cette maîtrise fine des chiffres, l’agence gagne en agilité : elle peut adapter ses offres, négocier plus efficacement avec ses prestataires et garantir à ses clients une qualité de service optimale.
Une approche pragmatique centrée sur le prestataire
Ce qu’il faut surtout retenir, c’est que toute la gestion de BPM Agency repose sur une logique orientée prestataire.
Chaque prestataire devient ainsi un point d’entrée dans le suivi opérationnel de l’événement. À la fin du processus, les bons de commande sont envoyés, les factures reçues sont consolidées, et la marge finale est calculée, ce qui est essentiel pour une agence qui vend des services packagés, tout en maîtrisant ses coûts en interne
Résultats obtenus
Grâce à Lab Event, BPM Agency a pu structurer une base de données prestataires centralisée et pleinement exploitable. La production des documents opérationnels a été standardisée et largement automatisée.
Cette centralisation facilite la recherche rapide des intervenants adaptés à chaque projet et permet de gagner en réactivité lors de la préparation des événements.
Le suivi des marges a été optimisé grâce à une meilleure séparation des achats et des ventes. En disposant d’une vision consolidée des coûts engagés et des recettes générées, BPM Agency peut piloter la rentabilité de ses projets avec une précision accrue.
Cette transparence financière permet d’ajuster les offres en temps réel et d’assurer la pérennité économique de l’agence.
« Nous utilisons lab event depuis maintenant 2 ans et nous ne pouvons plus nous en passer. Cet outil est vraiment puissant et intéressant pour notre agence évènementielle. Une équipe toujours réactive et à l’écoute. Je recommande vivement cette plateforme à toute agence cherchant à optimiser sa gestion événementielle ! » Chloé, BPM Agency