Anticiper les besoins d’un nouveau site événementiel d’envergure : le cas de La Cité du Cinéma

Contexte

Le projet consiste en une reconversion complète du site : des anciens studios de tournage et salles de projection sont réaménagés pour accueillir des événements XXL – conférences, conventions politiques, manifestations culturelles. Le lieu conserve toutefois son emblématique salle de cinéma de 450 places, tout en ouvrant de vastes espaces modulables.

En phase de pré-ouverture, l’équipe anticipe une montée en puissance progressive sur les mois à venir. Elle doit s’équiper dès maintenant d’outils adaptés à la complexité de ses futurs événements, tout en préparant la montée en charge des effectifs internes.

Dans cette dynamique, La Cité du Cinéma se positionne comme un nouvel acteur majeur de l’événementiel parisien, à mi-chemin entre un Palais des Congrès et un centre de convention premium.

Leurs objectifs :

• Maîtriser la rentabilité de chaque événement, dans un modèle basé sur la faible fréquence mais la très haute volumétrie (grands événements peu fréquents).
  
• Anticiper les besoins liés à l’évolution de leurs équipes et à la montée en puissance du lieu.
  
• Bénéficier d’un accompagnement humain, en plus d’un logiciel performant, pour structurer efficacement leur activité dès la phase de pré-ouverture.
  
• Centraliser les achats, les données financières et les projections pour affiner leur politique tarifaire.

Le défi / Problématique

Contrairement à d’autres structures événementielles, La Cité du Cinéma ne disposait d’aucun outil spécifiquement conçu pour l’événementiel.

L’activité était nouvelle, et si des outils avaient été utilisés dans des expériences précédentes, ils n’étaient ni adaptés, ni suffisamment intégrés pour répondre aux enjeux d’un site événementiel de cette envergure.

Une expérience passée marquée par des outils fragmentés a confirmé l’importance de partir cette fois sur une solution tout-en-un, pensée pour l’événementiel, permettant de structurer l’ensemble des processus dès le départ.

Tout devait être pensé, structuré et déployé avant même l’accueil du premier événement.
Ce qui rendait leur besoin complexe : un outil immédiatement opérationnel, mais aussi capable d’évoluer avec l’activité, sans surcharge fonctionnelle inutile au démarrage.

La solution recherchée devait accompagner la croissance du site, suivre l’évolution des équipes, tout en apportant des fonctionnalités avancées en gestion financière – notamment pour le suivi des achats et de la rentabilité, afin de maîtriser les marges projet par projet et éviter les coûts cachés.

Surtout, l’équipe ne cherchait pas seulement un outil : elle voulait un partenaire, capable de les guider dans les choix structurants, de les conseiller et de s’impliquer à leurs côtés dans la mise en œuvre.

Solution apportée par Lab Event

La Cité du Cinéma a fait le choix de Lab Event en s’appuyant sur un critère décisif : la plateforme avait déjà séduit des lieux similaires de grande ampleur, notamment dans l’univers des Palais des Congrès, ce qui a immédiatement rassuré l’équipe sur la capacité de l’outil à gérer des événements de grande envergure.

Solution et services utilisés

Dans le cadre du projet de redéploiement de La Cité du Cinéma, l’équipe a fait le choix d’utiliser Lab Event non seulement comme outil de production événementielle, mais aussi comme socle structurant pour l’organisation du lieu. 

Dès les premières phases, plusieurs modules clés ont été activés, avec une logique de préparation à l’ouverture et de pilotage à long terme :

Pour l’organisation des événements

Lab Event a permis de centraliser la planification, les documents clés, les to-do et le suivi opérationnel. L’outil a rapidement structuré les échanges internes et la gestion des projets, en offrant une vision claire et partagée de chaque événement, y compris les étapes préalables à leur commercialisation.

Pour la gestion des équipes

La plateforme a été utilisée pour planifier les besoins humains sur les événements futurs. Même en l’absence de staff permanent à cette phase du projet, les équipes ont pu anticiper les postes nécessaires, préparer les plannings et définir les profils à recruter.

Pour le pilotage des prestataires et des achats

Un travail approfondi de référencement a été mené. Tous les prestataires (accueil, ménage, sécurité, etc.) ont été intégrés dans Lab Event, accompagnés de leurs grilles tarifaires. Cela permettra de sélectionner rapidement les prestataires les plus adaptés selon les marges attendues et les exigences client.

Pour la création de devis et la facturation

L’équipe a exploité les capacités avancées de gestion des acomptes, très utiles pour les événements à long terme impliquant plusieurs étapes de paiement. Pour garantir une continuité fluide entre les opérations et la comptabilité, les données sont transmises simplement et efficacement à leur outil de gestion comptable.

Pour le support commercial

Des plaquettes sur mesure ont été intégrées directement dans l’interface Lab Event afin de produire rapidement des documents personnalisés à destination des clients.

Pour la gestion des contacts entrants

Le site web de La Cité du Cinéma a été connecté à Lab Event via l’API. Les formulaires de contact et d’inscription (newsletter, demandes de visites, etc.) sont centralisés dans la base de données, et les contacts sont automatiquement synchronisés avec leur outil d’emailing.

Enfin, l’équipe a fait preuve d’un usage avancé et innovant de la plateforme :

Elle a créé des événements fictifs mensuels pour y intégrer les charges fixes et dépenses récurrentes (comme les factures EDF, les frais de fonctionnement ou les coûts structurels). 

Cette démarche leur a permis d’utiliser Lab Event comme un simulateur budgétaire, en projetant l’ensemble des coûts d’exploitation du site dans la même interface que les revenus événementiels, pour affiner leur vision globale de la rentabilité.

Démarche de mise en œuvre et accompagnement

La mise en place de Lab Event s’est déroulée en plusieurs phases :

• Trois sessions d’onboarding ont été organisées pour poser les bases du projet, accompagnées de points réguliers avec le chargé de compte Lab Event.
  
  
• Un paramétrage personnalisé a été effectué en amont pour structurer les types de prestations, les workflows, les documents et les interfaces de données.
  
  
• Trois pôles au sein de La Cité du Cinéma ont été mobilisés dès le départ :>  La direction commerciale, responsable du suivi du projet et des enjeux budgétaires.
  >  Le pôle opérationnel, en charge de la production, des fournisseurs et de l’organisation terrain
  >  La direction générale, qui supervise la stratégie globale, les indicateurs et la gestion financière

Chaque pôle utilise Lab Event selon ses besoins. Une formation finale est prévue en amont de l’ouverture officielle prévue au printemps 2026, pour accompagner la transition vers l’exploitation en conditions réelles.

Résultats obtenus

L’adoption de Lab Event a permis aux équipes de la Cité du Cinéma d’aborder leur phase de pré-ouverture avec une grande sérénité. 

Grâce à une gestion structurée des événements, à la centralisation des données et à une prise en main rapide de l’outil, elles ont pu se concentrer sur les véritables enjeux stratégiques : leur communication grand public, la projection des futures activités et l’optimisation de leur fonctionnement interne.

L’intégration de formulaire sur leur site web connecté à Lab Event a permis notamment aux demandes entrantes d’être automatiquement centralisées et structurées, ce qui permet d’alimenter leur communication sur les étapes des travaux, la date de réouverture et les futurs types d’événements accueillis.

Conclusion

En s’équipant tôt avec Lab Event, la Cité du Cinéma a sécurisé un démarrage opérationnel solide, tout en limitant les risques liés à la dispersion des informations ou à la ressaisie ultérieure. 

L’outil est prêt, les équipes aussi et cela leur offre une tranquillité d’esprit précieuse pour aborder sereinement l’ouverture du site.

Cette collaboration illustre un enseignement clé : anticiper sa structuration événementielle, même avant l’ouverture, est un levier de gain de temps, de performance et de clarté. 

L’accompagnement se poursuivra avec la mise en place progressive de nouveaux modules (comme la gestion des équipes et des espaces), pour continuer à faire évoluer l’usage au rythme de l’ouverture du lieu.