La Cité des Congrès Valenciennes : une migration réussie vers un nouvel outil de gestion événementielle

Le défi / Problématique

Contexte : 

Dans un contexte de transformation interne et de redéfinition stratégique, la structure a récemment amorcé un tournant décisif, nécessitant une remise à plat complète de son système de gestion, notamment en matière de CRM, de gestion des réservations et des événements.

L’outil qu’elle utilisait historiquement n’était plus adapté à ses nouvelles contraintes, notamment budgétaires, mais aussi en termes d’ergonomie et de flexibilité. 

Dans ce contexte, la Cité des Congrès Valenciennes s’est tournée vers Lab Event, avec pour objectif une transition rapide, maîtrisée et durable vers un nouvel environnement numérique.

Objectifs : 

La décision de transition vers un nouveau système est intervenue en pleine période d’activité intense, alors que la Cité des Congrès enchaînait les événements. 

L’objectif était donc, dans un délai restreint, de migrer l’ensemble des données, concevoir une nouvelle infrastructure de gestion, former les équipes à de nouveaux outils et assurer une mise en service complète avant une échéance impérative correspondant à l’arrêt définitif de l’ancien système. 

Ce contexte a rendu le projet particulièrement stratégique et sensible, exigeant rigueur, réactivité et accompagnement de proximité.

Pour répondre à l’urgence de la situation et à la complexité du contexte, Lab Event a proposé une solution totalement clef-en-main. 

Cette approche globale s’est articulée autour de plusieurs étapes essentielles :

L’objectif principal était clair : assurer une transition fluide vers le nouveau système sans provoquer la moindre rupture dans l’activité de la Cité des Congrès Valenciennes.

Services et modules activés :

Dès les premiers échanges, les fonctionnalités activées ont été choisies pour couvrir l’ensemble du périmètre opérationnel du site.

Le CRM avancé de Lab Event a permis une gestion centralisée et structurée des contacts, tandis que la génération des bons de commande, des devis, ainsi que la contractualisation avec signature électronique ont assuré la continuité des processus commerciaux.

La gestion de projet intégrée, couplée à des modules de facturation et de suivi budgétaire, a apporté une vision consolidée de l’ensemble des événements, permettant un pilotage précis et conforme aux exigences de l’équipe en place.

Démarches et processus : 

Afin d’aligner au mieux l’outil avec les besoins spécifiques de la structure, plusieurs sessions de travail collaboratif ont été organisées.

Ces ateliers ont permis de cartographier précisément les processus internes, de recréer une structure sur-mesure intégrant des champs personnalisés, et de formaliser une méthode de travail adaptée. Grâce à une logique de contournement intelligente, l’équipe a évité de recourir à des développements spécifiques : certaines fonctions ont été remplacées par des solutions astucieuses comme des exports automatisés ou l’utilisation d’une nomenclature interne, garantissant efficacité et agilité.

Mise en œuvre / Développement

La réussite de ce projet tient avant tout à l’engagement fort des équipes mobilisées :  

> Côté Lab Event, l’ensemble de l’équipe s’est organisé en mode projet, avec une grande flexibilité dans les plannings. Des ressources ont été mobilisées en soirée et les week-ends ont été mis à profit pour accélérer la mise en œuvre et respecter les délais imposés. 

Cette implication exceptionnelle a permis de maintenir un rythme soutenu et efficace, indispensable dans ce contexte d’urgence.

> De son côté, l’équipe de la Cité des Congrès s’est montrée très réactive et investie. Malgré les contraintes, elle est parvenue à récupérer une partie significative des données issues de l’ancien système. Cela a suffi à poser des fondations solides dans Lab Event, tout en offrant une opportunité de remettre à plat certains usages hérités.
Deux ateliers hebdomadaires ont permis de maintenir un haut niveau de coordination entre les deux structures, en gardant un cap clair et un focus sur les priorités.

Sur le plan technique, plusieurs personnalisations ont été mises en place afin d’adapter la solution aux particularités de la Cité des Congrès. Ce travail de modélisation et de paramétrage a été mené en parallèle des sessions de formation, ce qui a facilité une prise en main rapide de l’outil par les équipes opérationnelles.

Résultats obtenus

Au terme de quelques semaines de travail intensif, la migration a pu être finalisée dans les délais impartis.

Dès l’arrêt de l’ancien outil, les équipes de la Cité des Congrès étaient prêtes : elles ont pu basculer sur Lab Event dès le lendemain, sans interruption de leur activité. Cette continuité opérationnelle était un enjeu fort, et elle a été pleinement atteinte.

Au-delà de la simple reprise, l’outil Lab Event a permis une simplification notable des processus.
Les circuits internes ont été rationalisés, les échanges accélérés, et la lisibilité des projets améliorée. Les utilisateurs disposent aujourd’hui d’un système plus souple, mieux adapté à leur réalité de terrain.

La structure est désormais autonome sur l’outil et poursuit sa montée en compétences grâce à un accompagnement ponctuel et ciblé. 

Conclusion

Ce projet de migration mené dans un délai très court est un exemple marquant de ce que permet la combinaison d’un outil agile et d’une forte synergie entre les équipes. 

La réactivité de Lab Event, sa capacité à proposer des solutions concrètes et immédiatement activables, ainsi que l’implication sans faille de la Cité des Congrès Valenciennes, ont rendu possible une relance d’activité sans aucune rupture.

La collaboration se poursuit aujourd’hui dans une logique d’optimisation continue. Elle pourrait inspirer d’autres structures en transition, confrontées à des enjeux similaires de transformation rapide et de modernisation.