Solution tout-en-un pour agences évènementielles
Centralisation des demandes, création d’offres sur-mesure, suivi, relances… Lab Event est la solution conçue pour faire gagner du temps et simplifier toute la gestion de projets événementiels pour une agence.
Déjà adopté par des agences événementielles de référence
Pilotez vos événements avec agilité et sérénité
Gardez toujours le fil de vos projets
Bénéficiez d’une vision d’ensemble claire et actualisée de l’état d’avancement de chaque projet. Tous les échanges, tâches, rendez-vous et actions sont tracés dans un seul outil.
Des briefs clients efficaces dès le départ
Recevoir un cahier des charges incomplet vous fait perdre du temps dans le traitement de la demande ?
Avec Lab Event, structurez la prise de brief grâce à des formulaires personnalisés et adaptés à vos projets et vos clients.
Toutes les infos essentielles sont réunies dès le premier échange, ce qui vous fait gagner un temps précieux.
Collaborez facilement avec vos prestataires clés
Une base de prestataires partagée et enrichie
Organiser un événement implique de nombreux prestataires, et il est souvent difficile de centraliser toutes les informations ou de comparer efficacement les options.
Avec Lab Event, trouvez rapidement ce que vous recherchez : un traiteur à Lyon, un lieu avec hébergement ou d’un DJ spécialisé dans les mariages… Filtrez selon vos critères, comparez facilement, et accédez à toutes les informations au même endroit.
Gagnez du temps pour chaque sourcing
Depuis chaque dossier événementiel, vous pouvez interroger plusieurs prestataires en un seul clic, en leur envoyant un brief précis et structuré.
Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la phase de sourcing et de mise en concurrence, tout en gardant une trace claire des échanges.
Concevez vos roadbooks événementiel en quelques clics
Des modèles prêts à l'emploi
Grâce à des modèles pensés pour l’action, construisez facilement des roadbooks qui reflètent fidèlement votre projet. Chaque moment de la journée est cadré, chaque intervenant sait où et quand agir.
Un partage d'information efficace
Envoyez des roadbooks toujours à jour, sans effort. En quelques clics, vous partagez un support précis et visuel, que vos clients et partenaires pourront suivre en toute confiance.
Une gestion claire, rapide et efficace de vos devis et factures
Gérez vos budgets et vos paiements sans erreur
Entre les devis à établir, les factures à générer, les acomptes à suivre et les relances à effectuer, la gestion financière d’un événement peut rapidement devenir complexe.
Avec Lab Event, vous créez en quelques clics vos devis détaillés par poste (lieu, traiteur, technique, etc.) pour offrir à vos clients une vision claire de leur budget.
Un suivi fluide de vos paiements
Chaque règlement est centralisé et historisé dans un espace unique. Vous visualisez en temps réel les paiements effectués, les encaissements à venir et maîtrisez votre trésorerie. Vos relances deviennent simples, ciblées et efficaces.
Analysez, suivez, optimisez chaque événement
Une vision claire de vos marges
Vous créez des devis, vous négociez avec vos clients et vos prestataires… mais ce n’est qu’une fois la facture finale envoyée (parfois bien plus tard) que vous découvrez votre marge.
Avec Lab Event, vous connaissez votre rentabilité dès la phase de négociation. Vous ajustez vos offres en fonction de vos objectifs de marge, et vous ne laissez plus l’équilibre financier au hasard.
Identifiez vos partenaires les plus performants
Accédez en quelques clics au chiffre d’affaires généré avec chaque prestataires, sur la période de votre choix. Visualisez facilement qui sont vos prestataires stratégiques et disposez de données concrètes pour négocier ou ajuster vos collaborations.
Mesurez vos performances commerciales
Vous recevez de nombreuses demandes, vous envoyez beaucoup de propositions… mais combien aboutissent réellement ? Qui transforme ? Sur quel type de projet ?
Avec Lab Event, suivez automatiquement le taux de transformation par commercial, par type d’événement ou par client.
Plus qu’un outil, un vrai partenaire pour votre agence événementielle
Foire aux questions
Existe-t-il un moyen de référencer sur une base commune tous mes prestataires ?
Oui, il est possible de créer une base de données commune et enrichie. Chaque collaborateur peut accéder aux informations, tarifs sur les lieux ou prestataires partenaires.
Peut-on automatiser l’envoi de briefs aux prestataires (Sourcing) ?
Oui, il est possible d’interroger plusieurs partenaires ou fournisseurs depuis un même dossier et d’y conserver l’historique des échanges.
Existe-t-il une fonctionnalité pour gérer les marges et les commissions prestataires ?
Absolument. Lab Event intègre un moteur de calcul pour gérer les marges brutes, coefficients ou commissions.
Le logiciel permet-il d’automatiser l’entrée des nouvelles demandes ?
Oui, il est possible de réceptionner automatiquement toutes les demandes client sans ressaisie manuelle. Le logiciel Lab Event permet d’intégrer sur un site internet des formulaires intelligents pour créer instantanément une demande.
Lab Event intègre-t-il l’intelligence artificielle à son logiciel ?
Oui, l’intelligence artificielle est intégrée à Lab Event pour automatiser les tâches chronophages. Il est possible de transformer instantanément un e-mail reçu en un événement structuré grâce à une extension Chrome dédiée.
Est-il possible de notifier directement un collaborateur sur un dossier spécifique ?
Oui, il est possible d’utiliser les mentions (@nom) pour interpeller immédiatement un membre de l’équipe au sein d’une activité ou d’une tâche. Cette action déclenche une notification instantanée sur Lab Event et par e-mail, permettant au collaborateur d’agir rapidement.
Peut-on configurer des scénarios d’automatisation par étape de vente ?
Oui, il est possible de déclencher des automatisations via notifications par email ou tâches spécifiques selon des étapes précises (changement de statut d’un dossier, ouverture d’un devis en ligne par le client, acomptes à régler, date limite de signature…)
Lab Event permet-il de suivre les paiements et impayés ?
Tout à fait. Il est possible de suivre en temps réel l’état des règlements pour chaque dossier, de visualiser les acomptes reçus et les soldes en attente sur Lab Event.