Solution pour Offices de Tourisme & Bureaux des Congrès
Lab Event est la solution tout-en-un pour les offices de tourisme, bureaux des congrès ou conventions pour gagner en efficacité, fluidifier les échanges avec les partenaires et centraliser toutes les actions événementielles.
Déjà adopté par des offices de tourisme et bureaux des congrès
Une base de prestataires centralisée et optimisée
Valorisez votre réseau et gagnez en réactivité
Que vous ayez besoin de réserver un lieu avec hébergement, un traiteur ou un transport pour un groupe, avec Lab Event, vous centralisez tous vos prestataires et partenaires sur une même base de données.
Gagnez du temps pour chaque sourcing
En un seul clic, envoyez des demandes de disponibilité, de tarifs ou de devis à plusieurs prestataires à la fois. Vous mettez vos options en concurrence plus rapidement et gardez une trace claire de tous vos échanges.
Une gestion simplifiée des réservations de groupes
Des offres adaptées à chaque profil
Que ce soit pour un congrès, séminaire ou une visite guidée, proposez des tarifs personnalisés selon les profils (exposants, congressistes, VIP…) et facilitez la réservation pour chaque segment, tout en gagnant en efficacité.
Un pilotage en temps réel des disponibilités et des paiements
Gardez le contrôle sur vos allotements (hôtels, repas, activités) avec une visibilité immédiate sur les disponibilités.
Chaque réservation est suivie en temps réel, et vos participants peuvent confirmer et régler leur inscription directement en ligne.
Des propositions et documents dynamiques pour vos clients
Éditez en un clic des devis clairs et personnalisés
Entre les devis à établir, les factures à générer, les acomptes à suivre et les relances à effectuer, la gestion financière d’un événement peut rapidement devenir chronophage.
Avec Lab Event, vous générez des propositions détaillées et structurées par poste : hébergement, restauration, technique, transport, etc.
Générez des documents automatisés
Que ce soit pour confirmer des réservations, coordonner des services ou finaliser des détails logistiques, Lab Event crée automatiquement des documents clairs et structurés pour chaque intervenant (prestataires, hôtels, restaurants, transporteurs, etc.).
Un pilotage collaboratif de vos événements
Gérez tous vos projets événementiels
Grâce à un tableau de bord unifié, vous suivez l’ensemble de vos projets en temps réel : où en est chaque événement, quelles tâches sont en retard, quels dossiers nécessitent votre attention ?
Cette vision claire vous permet de prioriser vos actions et d’assurer un haut niveau de réactivité.
Maintenez une coordination fluide
Grâce à un environnement de travail collaboratif, chaque membre de votre équipe peut facilement suivre ses missions, et en cas de besoin, ajuster ses priorités.
Vous assurez ainsi une coordination sans faille, où toutes les informations sont partagées en temps réel !
Décuplez votre impact événementiel avec la solution Lab Event
Foire aux questions
Le logiciel permet-il de générer facilement des bons d’échange pour les prestataires ?
Oui, il est possible de créer des bons d’échange (vouchers) personnalisés sur Lab Event dès la confirmation d’un devis.
Peut-on générer des rapports statistiques sur l’activité MICE du territoire ?
Oui, le logiciel permet d’extraire des rapports détaillés, par exemple, sur le nombre de nuitées générées, le type d’événements accueillis (congrès, séminaires, incentives) ou encore le chiffre d’affaires prévisionnel.
Lab Event permet-il de personnaliser les offres et les tarifs en fonction du profil des participants ?
Oui, le logiciel permet une gestion simplifiée des réservations de groupes en proposant des tarifs personnalisés selon chaque profil (exposants, congressistes, VIP, etc.).
Peut-on proposer un paiement en ligne sécurisé pour les inscriptions ?
Oui, le logiciel intègre une solution de paiement en ligne sécurisée pour les réservations d’hôtels, restaurants ou activités.
Est-il possible d’automatiser la réservation de chambres d’hôtel pour un événement ?
Absolument. Les participants sélectionnent et réservent leur hôtel en toute autonomie lors de leur inscription en ligne.
Comment sont gérées les demandes de réservations complexes ?
Lab Event permet de créer des “Événements multi-dates”. Vous liez toutes les réservations de salles à un seul dossier maître. Sur le planning, vous voyez la continuité du projet, et sur le devis, le client ne voit qu’une seule prestation globale cohérente.
Lab Event empêche-t-il techniquement le sur-booking (doubles réservations) ?
Oui, Lab Event intègre des verrous de sécurité. Si vous tentez de réserver une salle sur un créneau déjà confirmé par un collègue, le logiciel bloque l’action. Il gère également les conflits de ressources : si vous n’avez qu’un seul vidéoprojecteur pour deux salles, Lab Event vous signalera le manque de matériel pour l’une des deux réservations.
Le planning des disponibilités est-il mis à jour en temps réel ?
Oui, absolument. Dès qu’une option est posée ou qu’une salle est réservée, le planning est instantanément mis à jour pour l’ensemble de votre équipe.
Peut-on réserver plusieurs salles simultanément pour un même événement ?
Absolument. Lab Event permet d’ajouter autant d’espaces que nécessaire à un même événement.
Est-il possible de poser des options avant une réservation définitive ?
Oui, Lab Event permet de poser des options sur les créneaux de réservation sans engager de réservation définitive. Vous pouvez ensuite confirmer ou annuler l’option en fonction de la réponse du client.