Vous recherchez des informations sur les logiciels de gestion d’événements, meetings ou séminaires ?
Qu’est-ce que c’est ?
Dans le secteur de l’événementiel, la gestion efficace d’un projet est un défi de taille. C’est là qu’un logiciel gestion événementiel entre en jeu car il constitue un atout majeur pour piloter vos projets événementiels de manière optimale. Ces outils sont conçus pour vous accompagner dans toutes les étapes de l’organisation, de la planification à l’exécution, en passant par la gestion des ressources et des participants. En intégrant un logiciel organisation evenement à votre fonctionnement, vous transformez la complexité de l’organisation en un processus simple, fluide et professionnel.
Les logiciels de gestion d’événements sont nombreux et transforment votre façon d’organiser et de gérer les événements de vos clients. Toutes les informations importantes (clients, prestataires, etc) sont présentes sur une seule et même plateforme, consultable par l’ensemble de vos salariés. Ainsi, plutôt que de conserver des informations en ordre dispersé, un logiciel de gestion d’événements vous permettra d’être mieux organisé : en clair, de la prise d’un brief client jusqu’à la réalisation de l’événement, ce logiciel vous accompagnera à travers différents jalons et modules.
Lab Event est l’un des seuls logiciels de gestion événementiel spécialement créés pour l’événementiel et le plaçant au centre de son fonctionnement, ce qui permet une réelle valeur ajoutée lors de leur organisation.
Les avantages d'un logiciel de gestion d'événements
Les intérêts d’un logiciel événementiel sont nombreux et un investissement dans ce type de logiciel vous fera gagner du temps et de l’argent.
- Premièrement, un logiciel événementiel améliorera la coordination entre vos équipes, en leur permettant grâce à un environnement unique d’avoir directement accès aux informations sans passer par d’autres personnes.
- Au-delà de ses fonctionnalités internes, un logiciel événementiel est un véritable atout pour l’organisation d’événements. Ainsi, un bon logiciel organisation evenement est un outil essentiel pour centraliser toutes les informations, coordonner les équipes et suivre l’avancement de chaque tâche liée à l’événement.
- De même, en centralisant toutes les informations, vous optimiserez vos coûts car vous ne jonglerez plus entre différents outils. De plus, ce logiciel vous permettra d’avoir une vue en temps réel du budget engagé.
- Ainsi, un logiciel de gestion événementiel n’est pas un gadget mais un outil à votre service et au service de vos clients. Rapidité, satisfaction et performance, c’est dans ces mots que s’exprime tout l’intérêt de ce logiciel.
- Enfin, grâce à ces outil de gestion d’événements votre travail sera plus fluide grâce à la digitalisation des données. Vous pouvez accéder à n’importe quel moment à votre travail sur un événement pour peu que vous disposiez d’une connexion à Internet.
Inconvénients d’un logiciel de gestion d’événements
- Premièrement, des problèmes de sécurité se posent du fait que toutes les données soient stockées dans un seul et même endroit. Même les meilleurs systèmes de sécurité au monde présentent des failles et des personnes malintentionnées peuvent avoir accès à ces données. Afin de lutter contre ces dérives, Lab Event héberge vos données en format SaaS sur des serveurs dédiés français limitant les risques de fuites.
- Le support technique est également un point de blocage. Vous pouvez avoir votre propre équipe technique spécialisée qui sera là pour vous aider et débloquer votre logiciel en cas de problème. Chez Lab Event, un support technique est disponible avec le logiciel pour répondre à vos questions sans perdre de temps.Nous proposons aussi un support téléphonique ou par courriel afin de répondre en temps réel à vos interrogations.
- De plus, la case formation est obligatoire pour les salariés. Utiliser un tel logiciel nécessite plusieurs heures de formations et de pratique pour pouvoir utiliser de manière optimale l’outil et certains auront certainement besoin de plus de temps que d’autres. Nous avons mis au centre de notre solution l’ergonomie et la facilité de prise en main afin que vous puissiez l’utiliser après seulement 3h de formation !
- Enfin, la perte de données est monnaie courante lorsque la base est mal gérée. La meilleure solution est d’opter pour une sauvegarde « cloud » mais il est toujours recommandé de faire des sauvegardes physiques régulièrement au cas où un problème majeur survient sur les serveurs. C’est pour cela que nous avons adopté le format cloud avec enregistrement automatique de vos modifications après leur entrée dans le logiciel.
Connaissez-vous Lab Event ?
Lab Event est le premier logiciel ERP/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel ! Profitez de nombreux avantages :
- Gérez plus d’événements en moins de temps
- Augmentez votre Chiffre d’Affaires
- Améliorez votre rentabilité
- Travaillez mieux avec vos clients mais aussi avec vos collaborateurs…
En optant pour son utilisation, vous aurez accès à différentes fonctionnalités. Vous pourrez :
- détailler l‘organisation de vos événements
- suivre la disponibilité de vos salles/lieux
- avoir un suivi commercial de vos clients et prestataires
- partager vos prestations et lieux grâce à votre base de données
- créer des devis et factures
- gérer conjointement vos événements avec vos collaborateurs en centralisant les informations
Notre équipe vous accompagne tout au long de votre parcours chez Lab Event. Nous vous invitons à tester notre outil gratuitement et sans engagement ; alors n’attendez plus et essayez un outil numérique complet et spécialement conceptualisé pour l’événementiel !
Foire aux questions
Oui, Lab Event centralise les calculs de marges, les plannings et les bases de données. Cependant, vous gardez une liberté totale : toutes vos données restent exportables vers Excel si vous souhaitez effectuer des analyses personnalisées ou des rapports spécifiques. Oui, c’est une force de l’outil. Il permet de gérer les feuilles de fonction, les menus, les besoins logistiques et les fiches de salle. Vous passez d’une gestion “artisanale” à un pilotage industriel de vos groupes. Oui, il couvre tout le tunnel : de la prospection (CRM) à la facturation, en passant par la gestion des prestataires, la création de budgets et le suivi opérationnel. C’est le cœur du réacteur de votre agence. Absolument. Lab Event est flexible et permet de configurer vos propres jalons de projet pour s’adapter à votre méthodologie de travail interne. Oui, contrairement à des fichiers Excel éparpillés, Lab Event offre un environnement sécurisé avec des accès contrôlés, garantissant une gestion de vos bases de données conforme aux réglementations actuelles. Oui, Lab Event est une plateforme collaborative en temps réel. Chaque modification effectuée par un membre de l’équipe (commercial, chef de projet ou comptable) est instantanément visible par les autres. Oui, à partir des informations saisies dans votre dossier, Lab Event peut générer des documents opérationnels précis.Le logiciel permet-il de remplacer totalement l’utilisation d’Excel pour la gestion de mes événements ?Est-il possible de gérer les spécificités des réservations de groupes et des banquets ?Lab Event permet-il de piloter l’activité d’une agence événementielle de A à Z ?Est-il possible de personnaliser les étapes de gestion de projet selon mes propres habitudes ?Le logiciel permet-il de sécuriser mes données clients conformément au RGPD ?Est-il possible sur Lab Event de centraliser tous les documents liés à un projet (contrats, plans, photos) ?Le logiciel permet-il de générer automatiquement des roadbooks (feuilles de route) pour mes équipes terrain ?
Ne perdez plus de temps ! Profitez d’une session d’essai !
Testez, organisez, bref : vivez l’expérience Lab Event sans limite pendant 1 mois.
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