Étude de Cas
Comment Big Mamma centralise ses demandes multi-établissements via les formulaires en ligne ?
Big Mamma est un groupe de restauration fondé en 2015, connu pour ses trattorias italiennes au style chaleureux et décontracté.
Présent dans plusieurs grandes villes européennes, Big Mamma se distingue par sa volonté de proposer une cuisine italienne authentique, préparée à base de produits frais et 100 % italiens, dans un cadre immersif et original.
Au-delà de sa clientèle individuelle, Big Mamma attire aussi une forte demande de la part des entreprises et groupes à la recherche de lieux atypiques pour organiser des événements.
Contexte
Avec un développement rapide, de nombreux établissements ouverts dans plusieurs pays, et une forte demande événementielle (privatisations, dîners d’équipe, événements presse, etc.), Big Mamma devait trouver un moyen efficace de centraliser et structurer la réception de ses demandes, tout en maintenant la fluidité de l’expérience client.
Les équipes avaient besoin d’un outil simple, intuitif, et surtout capable de s’adapter à la diversité de leurs restaurants.
Le défi / Problématique
Avant la mise en place de Lab Event, les demandes de privatisation ou de réservation de groupes arrivaient par différents canaux : emails, appels, ou formulaires génériques.
Cette dispersion rendait le traitement des demandes complexe, chronophage et peu traçable. Les équipes perdaient du temps à répertorier les informations essentielles, à recontacter les prospects ou à trier manuellement les demandes par établissement.
Le risque d’erreur ou de perte de leads était réel, et l’expérience utilisateur manquait parfois de clarté et de personnalisation.
Solution apportée par Lab Event
Lab Event a accompagné Big Mamma dans la mise en place d’un système de formulaires de demande personnalisés, connectés directement à son CRM événementiel.
L’objectif était de simplifier l’entrée en relation avec ses prospects, tout en permettant une gestion centralisée, automatisée et fluide des demandes entrantes.
Les équipes de Big Mamma ont rapidement pris la main sur la création et la configuration des formulaires en créant un formulaire de demande spécifique pour chaque établissement du groupe Big Mamma. Ces formulaires, intégrés sur le site web du groupe, permettent à chaque prospect de renseigner précisément sa demande (nombre de personnes, date souhaitée, type d’événement, besoins spécifiques, etc.) en lien direct avec le lieu concerné : dès qu’un formulaire est soumis, la demande est automatiquement enregistrée dans Lab Event, attribuée au bon établissement, et prête à être traitée par l’équipe commerciale.
Chaque formulaire a été pensé pour correspondre aux spécificités de chaque restaurant : types d’événements proposés, capacité d’accueil, horaires disponibles, et contraintes logistiques.
L’équipe a su adapter l’outil à son image, en conservant l’identité visuelle propre au groupe.
Résultats obtenus
L’autonomie avec laquelle Big Mamma a mis en place ces formulaires leur a permis d’obtenir très rapidement des résultats concrets : un traitement accéléré des demandes, une meilleure qualité des informations collectées dès le premier contact, et une centralisation de l’ensemble de l’activité événementielle dans Lab Event.
Les équipes bénéficient désormais d’un historique client fiable, d’un suivi simplifié des opportunités, et d’une fluidité accrue dans le passage de relais entre établissements, coordinateurs et fonctions support (comme la comptabilité). L’usage des modèles de devis et la centralisation du calendrier opérationnel dans Lab Event complètent une organisation désormais plus claire, plus efficace, et orientée client.
Conclusion
La mise en place des formulaires de demandes en ligne, initiée par les équipes de Big Mamma avec le soutien de Lab Event, a représenté un véritable tournant dans la gestion de leur activité événementielle.
Grâce à cette solution agile et personnalisée, Big Mamma a optimisé ses process internes, amélioré la collaboration entre ses différents établissements, et renforcé l’efficacité commerciale de ses équipes. Plus qu’un simple outil, Lab Event est devenu un partenaire facilitateur, apportant la technologie nécessaire tout en laissant une grande liberté d’adaptation aux utilisateurs.
Cette collaboration témoigne de la valeur d’une approche pragmatique où la technologie s’adapte aux besoins métiers, et où l’autonomie client est au cœur du succès opérationnel.