Étude de Cas
Comment l’automatisation facilite la collecte d’informations et la coordination logistique pour le Château de Flaugergues ?
Le Château de Flaugergues, joyau architectural du XVIIᵉ siècle à Montpellier, classé monument historique depuis 1986, est un vaste domaine de 4 hectares, qui abrite jardins remarquables, orangerie, bambouseraie et un vignoble urbain.
Le château accueille de nombreux événements privés et professionnels : mariages, séminaires d’entreprises, dîners de gala, événements culturels, etc.
En plus de ses espaces patrimoniaux, il dispose d’un restaurant, de jardins, et d’une production viticole, ce qui en fait un lieu très attractif mais aussi complexe à gérer d’un point de vue opérationnel.
Le défi / Problématique
Organiser un événement au Château de Flaugergues ne se limite pas à la simple location d’un lieu. Il s’agit de concevoir une expérience sur mesure, souvent pour des clients exigeants (entreprises, institutions, agences), dans un cadre historique, tout en respectant des contraintes opérationnelles précises.
Avant Lab Event, les équipes du Château de Flaugergues utilisaient un CRM généraliste, couplé à des fichiers Excel pour gérer les événements. Une organisation qui montrait rapidement ses limites face à la complexité logistique et à la diversité des prestations proposées.
La gestion des plannings, des salles et des ressources n’était pas centralisée, chaque devis demandait un temps considérable à être créé, mais surtout, une grande partie du suivi client se faisait à la main :
- Relances par email ou téléphone pour obtenir les coordonnées de facturation ou les informations juridiques après la signature du devis.
- Échanges multiples à l’approche de l’événement pour valider les détails pratiques : horaires, livraisons, accessibilité, contraintes alimentaires…
- Absence de standardisation dans la façon de gérer ces étapes, ce qui augmentait le risque d’oubli ou de stress de dernière minute, surtout en période de forte activité.
Le constat : l’équipe manquait d’un cadre structuré et automatisé pour piloter efficacement la relation client, à la fois dans la gestion des flux de demandes importantes (notamment pour les mariages), et dans le suivi précis des événements après signature du devis, jusqu’au jour J.
Le besoin était donc double :
- Centraliser et sécuriser la collecte d’informations essentielles dès que le client donne son accord.
- Instaurer une routine de confirmation logistique en amont de chaque événement, sans surcharge de travail ni oubli.
C’est sur ces deux points que Lab Event a apporté une réponse concrète, grâce à ses fonctions d’automatisation intelligente.
Solution apportée par Lab Event
LabEvent a permis à l’équipe du Château de Flaugergues de structurer l’ensemble de son processus événementiel, de la prise de contact initiale jusqu’au jour J, grâce à une série d’automatisations ciblées. L’objectif : réduire les échanges manuels, fluidifier les interactions avec les clients et garantir un suivi rigoureux sans surcharge administrative.
Voici deux cas concrets qui illustrent cette transformation :
Automatisation pour la collecte des informations post-signature
Après la signature du devis, l’objectif est de récupérer rapidement les informations administratives indispensables à la facturation et à la bonne préparation de l’événement. Auparavant, cette étape nécessitait des relances manuelles par email ou téléphone, avec le risque d’oublier certaines informations clés.
Désormais, grâce à Lab Event, ce processus est automatisé :
Dès qu’un devis passe au statut “signé”, un email automatique est envoyé au client.
Cet email contient un tableau pré-rempli, facile à compléter directement dans le message, qui invite le client à transmettre :
- Sa raison sociale et ses coordonnées (adresse, SIRET, TVA intracommunautaire).
- Les informations de commande (indication si un bon de commande est obligatoire, et numéro de commande le cas échéant).
- Les coordonnées de la personne à contacter pour la facturation (nom, email, téléphone).
Avantages :
- Le client n’a plus besoin de télécharger de documents ni de se connecter à une plateforme extérieure : il complète directement l’email, ce qui accélère le traitement.
- En interne, les équipes récupèrent des informations fiables, standardisées et traçables dans Lab Event, réduisant considérablement le temps consacré aux relances administratives.
Relance automatique avant l’événement : confirmation logistique intelligente
À mesure que l’événement approche, la coordination logistique devient un enjeu critique. Avant Lab Event, ces échanges avaient lieu de manière désorganisée, souvent par une multitude d’e-mails ou d’appels, ce qui augmentait les risques d’oubli ou d’incompréhension.
Aujourd’hui, grâce à un scénario automatisé conçu par l’équipe du Château de Flaugergues dans Lab Event, cette étape est structurée et anticipée :
À J-6 de l’événement, un email automatique est envoyé au client. Cet email reprend :
> Les horaires d’arrivée et de départ, ainsi que les créneaux de montage et de démontage.
> Le nombre définitif de participants.
> La configuration des espaces (réunion, repas, cocktail).
> Les éventuelles contraintes spécifiques :
- Régimes alimentaires particuliers
- Besoins techniques (micros, sonorisation, estrade…)
- Accessibilité
- Contraintes logistiques ou sécurité
Concrètement, cela permet :
✔ D’éviter les relances manuelles à la dernière minute.
✔ De centraliser toutes les informations dans Lab Event pour que chaque membre de l’équipe (technique, cuisine, accueil…) ait la bonne version.
✔ De réduire le stress en période de forte activité, tout en offrant un service professionnel et rigoureux.
Mise en œuvre / Développement
L’équipe du Château de Flaugergues a été accompagnée pas à pas dans le déploiement de Lab Event, avec un objectif clair : rendre leurs processus plus fluides et limiter les tâches chronophages.
Un onboarding complet adapté à leur organisation
Dès le démarrage, plusieurs sessions d’onboarding ont été organisées pour paramétrer la plateforme selon les besoins métiers du site :
- Création des types d’événements (séminaires, mariages, soirées privées, etc.)
- Intégration des espaces (salles, extérieurs), des ressources et des tarifs associés
- Mise en place des modèles de devis adaptés à chaque typologie de prestation
Ce déploiement a été complété par une formation en présentiel, permettant à l’ensemble des équipes d’être parfaitement opérationnelles sur les fonctionnalités clés de Lab Event et d’adopter rapidement les nouvelles pratiques.
Une prise en main progressive et accompagnée
Des points de suivi réguliers ont permis d’ajuster les paramétrages et de répondre aux questions au fil de l’eau, garantissant une montée en compétence fluide et sans rupture d’activité.