Étude de Cas
Comment sortir d’une gestion sur Excel et d’outils obsolètes pour gagner du temps et fiabiliser ses opérations ?
Le cas du Palais des Congrès Cap d’Agde Méditérannée
Situé à Cap d’Agde, le Palais des Congrès Cap d’Agde Méditerranée (Ville d'Agde) est un équipement événementiel moderne et polyvalent qui accueille tout au long de l’année congrès, conventions, séminaires, salons professionnels et événements institutionnels.
Grâce à ses infrastructures adaptées aux exigences des organisateurs, le Palais des Congrès Cap d’Agde Méditerranée contribue activement au dynamisme économique local et à l’attractivité de la destination.
Le défi / Problématique
Contexte :
Avant la mise en place de Lab Event, les équipes du Palais des Congrès Cap d’Agde s’appuyaient sur une organisation fragmentée, combinant fichiers Excel, logiciels anciens et outils non connectés entre eux.
- La prospection commerciale était réalisée sur Excel, rendant le suivi complexe et peu fiable.
- Côté opérationnel, les informations liées aux événements (fiches de fonction) étaient souvent saisies manuellement dans des documents Word.
Cette approche empêchait toute exploitation des données, notamment en matière de reporting ou d’analyse d’activité.
Au quotidien, cela se traduisait par une perte de temps importante, une ressaisie constante des informations et un manque d’harmonisation entre les équipes.
Objectifs :
Dans ce contexte, le Palais des Congrès Cap d’Agde souhaitait moderniser ses outils et structurer son organisation. L’objectif était de centraliser l’ensemble des données et des processus au sein d’une seule plateforme, tout en simplifiant le travail des équipes.
Il s’agissait également d’améliorer le suivi commercial, de professionnaliser la gestion des événements et d’automatiser certaines tâches clés comme la création de devis ou la gestion de la facturation. Enfin, un enjeu fort portait sur la collaboration interne et la capacité à partager une information fiable, accessible et homogène.
Solution apportée par Lab Event
Lab Event a permis de transformer en profondeur les méthodes de travail en proposant un environnement unique, structuré et entièrement adapté aux besoins du Palais des Congrès.
Unification de la gestion commerciale et événementielle
L’ensemble de la gestion commerciale et événementielle a été centralisé dans Lab Event afin de remplacer les outils dispersés et les fichiers Excel. Grâce à un CRM intégré, les équipes disposent désormais d’une vision claire et centralisée des prospects, clients et opportunités en cours.
Le suivi des échanges est structuré, l’historique est conservé automatiquement et le pilotage de l’activité devient beaucoup plus fiable et lisible.
La gestion des événements a également été entièrement repensée. Chaque événement est désormais structuré directement dans la plateforme, avec des informations partagées entre les équipes et facilement exploitables. Cette centralisation permet d’assurer une meilleure coordination et une vision globale de l’activité.
Les processus de devis et de facturation ont été simplifiés et automatisés. Les devis sont générés directement dans l’outil, tout comme les factures, avec une gestion intégrée des acomptes et des soldes. Cela permet de sécuriser les processus tout en réduisant les tâches manuelles et les risques d’erreur.
Des fiches de fonction standardisées
Auparavant, chaque collaborateur utilisait ses propres modèles de fiche de fonction, entraînant des différences importantes dans la structure et le contenu des documents, ce qui compliquait leur lecture et leur diffusion.
Désormais, les fiches de fonction sont générées automatiquement à partir des informations de l’événement. Chaque donnée saisie en amont est reprise et structurée dans un format unique, sans ressaisie manuelle. Les équipes disposent ainsi de documents immédiatement exploitables, cohérents et à jour.
Cette automatisation garantit une homogénéité totale des informations et supprime les risques d’erreurs ou d’oublis liés à la création manuelle. Elle facilite également la coordination entre les équipes, qui travaillent désormais sur une base commune, claire et fiable pour chaque événement.
L’Intelligence artificielle, un véritable assistant opérationnel
L’intégration de l’intelligence artificielle dans Lab Event apporte un gain de temps majeur dans le traitement des demandes entrantes du Palais des congrès.
En identifiant les informations clés (coordonnées, dates, besoins principaux, etc), l’IA structure instantanément la demande reçue par email et crée automatiquement une opportunité commerciale, incluant la fiche client et l’événement associé, sans aucune saisie manuelle.
Les équipes n’ont plus besoin de ressaisir les informations dans différents outils, ce qui réduit fortement les risques d’erreurs et accélère le traitement des demandes.
Mise en œuvre / Développement
Le déploiement de Lab Event au Palais des Congrès Cap d’Agde s’est déroulé en plusieurs étapes afin de garantir une transition fluide depuis les outils existants.
1. Phase d’import des données
Dans un premier temps, un important travail de reprise de données a été réalisé. Les bases issues d’Excel et des anciens logiciels ont été nettoyées, restructurées puis intégrées dans la plateforme. Cela a concerné les clients, les événements existants ainsi que l’historique de facturation, permettant de repartir sur une base saine et exploitable.
2. Paramétrage et adaptation
Une phase de paramétrage a ensuite permis d’adapter la solution aux spécificités du site et de ses différents espaces événementiels. L’objectif était de reproduire les besoins métiers tout en structurant les processus dans un outil unique.
3. Dispositif de formation
Enfin, les équipes ont été formées directement sur l’outil afin de faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Cette formation a permis de les accompagner sur les principaux cas d’usage du quotidien : gestion commerciale, création d’événements, devis, facturation et utilisation des fonctionnalités d’automatisation.
Cette approche progressive a permis une appropriation rapide de la solution et une transition en douceur vers un fonctionnement entièrement centralisé.
Résultats obtenus
La mise en place de Lab Event a permis au Palais des Congrès Cap d’Agde de passer d’un fonctionnement fragmenté à une gestion centralisée, structurée et beaucoup plus fiable.
Les équipes disposent désormais d’une vision claire et unifiée de l’ensemble de leur activité, aussi bien sur le plan commercial qu’opérationnel. La suppression des outils dispersés et des fichiers Excel a considérablement amélioré la fiabilité des données et réduit les risques d’erreurs liés à la ressaisie.
Conclusion
Au-delà de l’aspect opérationnel, l’entreprise bénéficie désormais d’un meilleur pilotage de son activité. La centralisation des informations offre une vision d’ensemble plus claire, un suivi plus fiable des dossiers et une gestion plus maîtrisée des marges.
Lab Event apporte ainsi à la fois efficacité, sécurité et visibilité stratégique.