Comment piloter efficacement une activité événementielle mêlant MICE, spectacles et culture ?
Le cas de Montpellier Events

Le défi / Problématique

Contexte : 

Montpellier Events utilisait depuis plus de vingt ans un outil de gestion événementielle devenu obsolète, hébergé sur des serveurs internes et figé dans ses évolutions. Son ergonomie datée, son fonctionnement technique peu intuitif et l’absence de fonctionnalités modernes ne répondaient plus aux standards actuels du digital.

Cette situation générait des difficultés opérationnelles importantes, notamment lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Par ailleurs, Montpellier Events s’appuyait sur plusieurs outils distincts pour gérer les événements, les achats, les bons de commande et la comptabilité. Cette fragmentation entraînait de nombreuses ressaisies manuelles, une perte de temps significative et un risque accru d’erreurs, aussi bien sur les achats événementiels que sur les dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise.

Objectifs : 

L’objectif de Montpellier Events était de moderniser en profondeur son système de gestion en remplaçant l’outil historique par une solution cloud, évolutive et centralisée.

Leur souhait était de regrouper l’ensemble de leurs processus métiers dans un outil unique, capable de couvrir à la fois la gestion événementielle, la facturation, les achats et le pilotage financier.

Plus largement, le projet devait permettre un gain de temps significatif, une meilleure fiabilité des données et une vision globale de l’activité, y compris sur les frais généraux.

Pour répondre aux besoins de modernisation et de centralisation de Montpellier Events, Lab Event a été déployé comme plateforme unique de gestion événementielle. 

Ainsi, Montpellier Events utilise Lab Event pour gérer tous ses événements et leur organisation, de la planification des salles et des équipes à la coordination logistique, en passant par le suivi opérationnel et la production des roadbooks.

Au-delà de ces fonctionnalités, la plateforme offre un socle centralisé qui permet d’optimiser l’ensemble des processus opérationnels et financiers de l’entreprise, préparant le terrain pour une gestion plus efficace des achats, des budgets et des flux financiers :

Un pilotage centralisé des dépenses

Lab Event est utilisé par Montpellier Events comme outil principal pour centraliser l’ensemble des achats et frais généraux.

Concrètement, lorsqu’un service ou un matériel est commandé, un bon de commande est créé dans Lab Event et le bon de réception enregistré confirme que la dépense a été effectuée. Cette liaison systématique entre commandes et réceptions assure une traçabilité complète, facilite le contrôle budgétaire et évite les erreurs ou doublons dans le suivi des frais, qu’ils soient liés à un événement ou aux activités structurelles de l’entreprise (téléphonie, électricité, honoraires, etc.).

Une politique tarifaire dynamique et maîtrisée

Lab Event propose un système avancé de yield management, permettant d’optimiser la rentabilité des espaces et prestations en fonction de la demande, des périodes et des caractéristiques de chaque événement.

Grâce à cette fonctionnalité, les équipes commerciales de Montpellier Events peuvent :

• Ajuster les tarifs selon les périodes, avec des plages tarifaires saisonnières ou événementielles pour répondre aux pics de demande.
• Appliquer des coefficients de dégressivité sur le matériel et les prestations, en fonction de la durée, de la quantité ou du volume réservé.
  
• Maximiser la rentabilité et l’occupation, en combinant disponibilité des espaces et règles tarifaires intelligentes.
  
• Simplifier la gestion commerciale, avec des politiques tarifaires automatiques intégrées à la plateforme, réduisant le temps de calcul et les risques d’erreur.

Cette approche offre à Montpellier Events une tarification flexible, cohérente et optimisée, garantissant à la fois performance financière et fluidité opérationnelle.

Un système de validation et signature électronique

Lab Event intègre un workflow de validation structuré pour les devis. Chaque devis passe par une double validation électronique : il est d’abord envoyé au client pour signature, puis soumis à la directrice générale des différents sites pour approbation finale. Cette double signature est appliquée systématiquement, garantissant que chaque devis est validé à la fois par le client et par la direction avant toute mise en production.

La signature électronique permet de valider les documents rapidement et en toute sécurité, sans support papier. Cette automatisation réduit les délais de validation, sécurise le processus décisionnel et facilite la coordination entre les équipes commerciales et la direction.

Grâce à cette fonctionnalité, Montpellier Events peut accélérer les cycles commerciaux tout en assurant la conformité et la traçabilité des devis.

Un soutien aux opérations quotidiennes

En complément, Montpellier Events utilise Lab Event pour la gestion des salles, des accès et des parkings, ce qui permet d’assurer une coordination logistique optimale et un contrôle précis de l’occupation des espaces. Chaque réservation est suivie et centralisée, garantissant un déroulement fluide des événements et une utilisation efficace des infrastructures.

Lab Event prend également en charge l’export comptable vers Sage, répondant à l’enjeu majeur de Montpellier Events de sécuriser ses flux financiers et de supprimer les ressaisies manuelles qui généraient du temps perdu et des risques d’erreurs. Cette fonctionnalité permet aux équipes financières de gagner en efficacité, de limiter les erreurs et de disposer d’une vue fiable et consolidée de l’ensemble des transactions, qu’elles soient liées aux événements ou aux frais généraux de l’entreprise.

Grâce à cette approche globale, Lab Event est devenu le socle central de l’activité événementielle, financière et opérationnelle de Montpellier Events, offrant à la fois efficacité, fiabilité et vision complète de l’entreprise.

Mise en œuvre / Développement

La migration de Montpellier Events vers Lab Event était un projet d’envergure, puisqu’elle concernait l’ensemble de l’entreprise. Il ne s’agissait pas simplement d’un changement d’outil, mais d’une transformation globale des méthodes de travail, nécessitant un accompagnement structuré et progressif.

1. Phase d’import des données

Une prestation spécifique d’import a été mise en place afin de reprendre l’ensemble des données existantes. Cette phase s’est étalée sur une période rythmée par des échanges réguliers, des ajustements techniques et des validations successives.

2. Paramétrage et adaptation

En parallèle de l’import, un travail de paramétrage a été réalisé pour adapter la solution aux processus internes de Montpellier Events. L’objectif était d’aligner l’outil avec les méthodes de travail déjà en place, tout en optimisant certains flux.

Le paramétrage a notamment porté sur :

• L’organisation des workflows
• La structuration des données
• L’adaptation aux besoins spécifiques d’exploitation

3. Dispositif de formation

Un plan de formation structuré a été déployé en deux temps :

Dans un premier temps, les utilisateurs clés ont été formés en amont du kick-off officiel. Cette étape était essentielle pour créer des relais internes capables d’accompagner les équipes.

Dans un second temps, l’ensemble des équipes a bénéficié d’une formation couvrant les usages opérationnels du quotidien, notamment :

• L’exploitation et le suivi des dossiers
• L’utilisation du roadbook
• La gestion des commandes
• La création des devis

4. Accompagnement post-déploiement

Au-delà de la formation initiale, un accompagnement a été assuré après le lancement afin de répondre aux questions, ajuster certains paramétrages et sécuriser l’adoption de l’outil.

Cette approche progressive a permis de faciliter l’appropriation de Lab Event par toutes les équipes et de garantir une mise en œuvre maîtrisée.

Résultats obtenus

Conclusion

Au-delà de l’aspect opérationnel, l’entreprise bénéficie désormais d’un meilleur pilotage de son activité. La centralisation des informations offre une vision d’ensemble plus claire, un suivi plus fiable des dossiers et une gestion plus maîtrisée des marges.

Lab Event apporte ainsi à la fois efficacité, sécurité et visibilité stratégique.