Introduction
Le développement des groupes hôteliers, des franchises et des chaînes régionales s’accompagne d’un défi grandissant : comment gérer plusieurs établissements de manière fluide, cohérente et performante, notamment sur la partie événementielle ?
Alors que chaque hôtel a ses contraintes, ses équipes et ses spécificités, la coordination devient rapidement un casse-tête si l’on ne dispose pas d’une interface centralisée, pensée pour le multisite.
Dans un marché où les entreprises cherchent des partenaires fiables et homogènes pour organiser leurs événements, garantir une qualité de service équivalente d’un site à l’autre devient une condition de compétitivité. Et dans ce contexte, les solutions traditionnelles – feuilles Excel, agendas partagés ou CRM isolés – ne suffisent plus.
Face à cette réalité, une nouvelle génération d’outils voit le jour, avec pour objectif de piloter plusieurs hôtels depuis une seule plateforme, tout en conservant la souplesse nécessaire pour gérer les spécificités locales. Des solutions comme Lab Event EMS Hôtel s’imposent ainsi comme des leviers stratégiques, à l’heure où les Hotels Meetings en France deviennent un segment porteur pour les chaînes hôtelières.
Les enjeux de la gestion multisite dans l’événementiel hôtelier
Coordonner les équipes et harmoniser les offres
La première difficulté dans une gestion multi-hôtel, c’est l’alignement des équipes.
Lorsque chaque établissement gère ses événements avec ses propres outils, méthodes et tarifs, le manque d’homogénéité freine :
- La collaboration entre sites,
- Le partage d’informations,
- Et la clarté du discours commercial.
Une interface centralisée permet au contraire de définir une offre structurée et harmonisée, tout en laissant la main aux équipes locales sur les ajustements opérationnels.
Cela devient essentiel pour garantir une expérience cohérente aux clients corporate, qui attendent un service unifié, quel que soit l’établissement choisi.
Suivre la performance par établissement sans perdre en lisibilité
Dans un contexte multisite, il est impératif de pouvoir comparer la performance de chaque hôtel sans perdre en lisibilité :
- Quels sont les taux de transformation par établissement ?
- Quel site génère les meilleures marges ?
- Où sont concentrées les erreurs de planification ou de tarification ?
Un outil comme Lab Event permet de consolider ces données en temps réel, grâce à une interface unique qui centralise les KPIs événementiels par site. Une fonctionnalité précieuse dans un secteur où la rentabilité dépend d’un suivi analytique rigoureux.
Garantir une expérience client cohérente entre les sites
Enfin, la gestion multisite ne peut fonctionner sans une qualité de service constante.
Si chaque hôtel fonctionne de manière isolée, le client entreprise peut vivre une excellente expérience dans un établissement… et une expérience confuse dans un autre. Ce type d’écart nuit à la marque globale.
Une interface unique, associée à un CRM événementiel centralisé, permet de conserver l’historique client, quel que soit le site, de partager les bonnes pratiques, et de proposer des réponses rapides et personnalisées. Ce fonctionnement est au cœur de l’approche décrite dans le rôle du CRM dans la gestion d’événements en hôtellerie, qui rappelle combien la centralisation des données favorise la fidélisation des clients corporate.
Les limites des systèmes traditionnels dans un contexte multi-établissements
Fichiers dispersés, communication éclatée, reporting fragmenté
Nombreux sont les groupes hôteliers qui tentent encore de gérer plusieurs établissements avec une combinaison de fichiers Excel, d’agendas Outlook, et de dossiers partagés en ligne.
Résultat : une perte de temps considérable, une communication interne confuse et une incapacité à piloter réellement l’activité événementielle.
Dans certains cas, des informations essentielles ne remontent même pas jusqu’au siège : les demandes sont mal qualifiées, les prestations vendues ne sont pas à jour, et les doublons ou erreurs sont fréquents.
Ces situations rappellent les risques bien connus liés à une gestion événementielle non centralisée, qui expose les hôtels à des pertes de chiffre d’affaires invisibles, mais récurrentes.
Risques de double réservation, d’erreurs de tarification, de perte de données
Sans interface unique, il devient également difficile d’assurer une mise à jour instantanée des plannings, de synchroniser les prestations entre les établissements, ou de garantir une tarification cohérente.
Les équipes passent leur temps à vérifier manuellement les disponibilités, à chercher des fichiers éparpillés, ou à ressaisir les informations dans différents outils – autant de tâches sources d’erreurs.
Dans un environnement où la réactivité et la précision sont des attentes clés, comme le montrent les défis à venir pour le secteur hôtelier, ces limites peuvent rapidement devenir un frein au développement commercial.
La solution : une interface unique, centralisée et modulaire
Une approche pensée pour le multi-établissement avec Lab Event EMS Hôtel
Pour répondre aux exigences d’une gestion multisite fluide, des outils comme Lab Event EMS Hôtel ont été conçus spécifiquement pour les groupes hôteliers.
La solution permet de :
- Gérer les demandes entrantes pour plusieurs établissements depuis un seul point de contrôle,
- Accéder à l’ensemble des plannings événements et disponibilités en temps réel,
- Déléguer la gestion opérationnelle à chaque hôtel tout en conservant une vision consolidée de la performance globale.
Chaque établissement dispose de sa propre fiche, de ses propres utilisateurs, mais les informations remontent dans une seule interface de pilotage, garantissant à la direction un accès instantané aux KPIs, à l’historique client, et aux états de réservation.
Cette structuration s’aligne parfaitement avec ce que Lab Event présente comme bénéfices pour les hôtels, en combinant pilotage stratégique, coordination opérationnelle et qualité de service homogène.
Connexion avec le PMS Mews : un écosystème unifié
L’interface Lab Event est également compatible avec les PMS les plus avancés, comme Mews, grâce à une intégration native.
Cela permet :
- De synchroniser automatiquement les disponibilités des chambres et espaces par hôtel,
- D’éviter les doublons ou conflits de planning,
- D’unifier les données entre les systèmes de gestion hôtelière (PMS) et événementielle (EMS).
Cette connexion directe est essentielle pour éviter les erreurs humaines et fluidifier la transmission d’informations entre les services, comme cela a été souligné dans l’article sur l’automatisation de la gestion des événements.
En connectant Lab Event à Mews, chaque établissement peut gérer localement ses prestations tout en restant aligné avec les règles, tarifs et disponibilités définis au niveau groupe.
Unifier la gestion commerciale, financière et client
Outre la coordination logistique, une interface multisite permet de centraliser les efforts commerciaux :
- Suivre l’activité de chaque commercial par hôtel ou globalement,
- Visualiser les devis en attente ou les taux de transformation par site,
- Harmoniser les politiques tarifaires sans perdre la main sur les ajustements locaux.
De plus, en intégrant un CRM événementiel centralisé, la solution permet de conserver l’historique complet d’un client, même s’il a organisé des événements dans plusieurs hôtels du groupe. Cette capacité est au cœur des bonnes pratiques détaillées dans le rôle du CRM dans la gestion d’événements hôteliers, où la personnalisation des échanges repose sur une donnée unifiée.
Enfin, côté finance, les modules de facturation intégrés à Lab Event permettent de générer des devis, suivre les encaissements et produire des états financiers consolidés par site ou par groupe. Une réponse concrète aux enjeux évoqués dans les erreurs de tarification événementielle, où l’absence de vision globale compromet la rentabilité.
Conclusion
La gestion multisite ne doit plus être un frein à la croissance hôtelière. Bien au contraire, avec une interface unique, connectée et centralisée, il devient possible de gérer plusieurs établissements avec fluidité, rigueur et cohérence.
Des solutions comme Lab Event EMS Hôtel, couplées à des outils comme Mews, offrent aux groupes hôteliers une plateforme robuste pour :
- Unifier la gestion des événements sur plusieurs sites,
- Standardiser les process tout en laissant la souplesse locale,
- Et renforcer l’image d’un réseau homogène, fiable et réactif.
Dans un marché où le secteur hôtelier doit s’adapter face à Airbnb et répondre à des attentes toujours plus professionnelles, centraliser ses opérations devient un levier de compétitivité majeur.