Créez vos budgets plus facilement que jamais !

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module devis pour agence ou venue finder

Budgets personnalisés

Entièrement personnalisable, vous pouvez ajouter autant de lignes que souhaité. Créez des budgets aux couleurs de votre entreprise, prêts à être présenté à vos clients de façon synthétisée ou détaillée pour en faciliter la lecture.

Un historique clair

Chaque budget lié à un produit permet de budgétiser les événements et les garder dans la base de données pour mieux anticiper les prochains événements.

Vos avantages

  • Informations clients centralisées dans une seule base de données
  • Accessibilité claire des informations à tout moment
  • Personnalisation de A à Z
  • Création de budgets illimitées

Témoignage client

« Je suis adepte de la solution surtout grâce à la partie gestion de budget d’un événement. Avant, tout mon équipe et moi-même on utilisait des matrices excel, qui étaient très efficaces mais qui contenaient parfois des erreurs de formules. Et qui dit erreur de formule, dit impact sur nos marges…

Après avoir reçu les devis des prestataires, je peux établir le budget de l’événement rapidement pour donner une idée de coût au client sur son événement. De plus, le logiciel me permet de présenter des synthèses comparatives à mes clients en 1 clic. »

Elie, directeur d’agence événementielle

Cas Pratique :

Voici une explication en cas pratique du module appelé Budget agence évènement.

En tant qu’agence événementielle, vous avez besoin de communiquer des informations budgétaires fiables concernant l’événement que vous voulez organiser pour votre client. Dès lors, vous devez établir un budget de l’événement fiable et efficace. Voici comment s’y prendre.

Le logiciel de gestion de budget va vous demander d’abord de rentrer les informations concernant la prestation sur laquelle vous voulez faire votre budget. Il peut s’agir d’un lieu événementiel, d’un hôtel pour une réception, d’un team-building, ou bien d’autres type de prestations événementielles.

Après avoir défini cette première étape, vous allez commencer à établir votre budget d’événement en choisissant le client et son événement associé. Vous l’avez au préalable créé dans l’outil de gestion d’événement.

L’étape du choix de type de prestations intervient : est-ce que j’organise plutôt une soirée ? Plutôt une réunion ? En fonction de vos choix, notre logiciel va vous proposer les champs intelligents à remplir qui s’adaptent à la typologie d’événement. S’il y a un hébergement, il vous sera demandé par exemple le nombre de single et de twins.

L’outil de gestion de budget événementiel vous permettra aussi de remplir une information importante pour le client : qu’est ce qui est inclus ou non inclus dans la prestation.

Gestion Budget evenement

Enfin arrive la phase du coeur de votre budget : rentrer les chiffres avec un système automatique de calcul. Fini les erreurs d’oubli de lignes dans votre calcul final. Vous pouvez même définir des options qui ne seront pas additionnées dans le prix présenté en bas de page.

Cerise sur le gateau, pour vous faciliter la vie, Lab event outil de gestion de devis, vous a mis en place un système de modèle que vous pouvez importer pour éviter de tout réécrire. Ainsi, si vous avez des budgets qui se répètent, vous n’avez à sauvegarder le modèle qu’une seule fois et ensuite le tour est joué : un simple clic permettra de l’appeler.

Mais ce n’est pas tout : Lab Event connait le métiers des organisateurs d’événements : souvent le temps est compté et pour éviter de devoir créer des modèles, vous pouvez également rappeler des anciens budgets pour directement les intégrer dans vos nouvelles propositions. Le système intelligent permet de reconnaitre les frais fixes des frais variables pour adapter les calculs avec le nombre de personnes du nouveau devis.

Ainsi, vous pouvez réellement créer un budget en un claquement de doigt !

FAQ Budget

Qu’est ce que c’est ?

Le module Budget vous permet de :

  1. Garder une trace des budgets que vous avez déjà proposées
  2. Proposer des synthèses de budget aux clients dans le format Agence
Comment créer un nouveau budget ?

Rendez vous sur l’outil “Devis” grâce au menu déroulant.

Lab Event propose différentes manières de créer un budget :

  1. Créer en partant de 0
  2. Dupliquer le budget
  3. Importer le budget

Notre outil permet de :

  • ajouter une ligne en cliquant sur “+” en fin de ligne
  • supprimer une ligne en cliquant sur le “-” de la ligne correspondante
  • ajouter une section en cliquant sur l’icône “livre”
Comment dupliquer un budget ?

Sur l’outil Budget, cliquez sur l’icône “fichiers” pour dupliquer le budget. Vous pouvez ensuite cliquez sur l’icône “crayon” pour le modifier à votre guise.

Comment importer un budget ?

Sur l’outil Budget, cliquez sur le bouton “Créer un nouveau devis”. Sélectionner un mode de budgétisation.

Choisissez un type d’événement, puis vous pouvez choisir d’importer un devis en cliquant sur “Importer un devis”. Si le produit propose différents budgets, un menu déroulant s’ouvrira et vous devrez choisir quel budget vous voulez importer.

Comment faire une synthèse de budgets ?

Dans l’outil budget, sélectionnez grâce à la case à cocher le ou les budgets dont vous voulez voir la synthèse. Ensuite, cliquez sur le bouton “Afficher une synthèse”.

Comment exporter/télécharger une synthèse de budgets ?

Une fois la synthèse de budgets affichée, cliquez sur le bouton “Télécharger en PDF”.

Vous pouvez visionner la synthèse au préalable grâce au bouton “Afficher en PDF”.

Quelle est la différence entre le format Venue finding et le format Agence ?

Le mode Venue finding et le mode Agence ont des politiques de marge différentes et commissions différentes. Vous pouvez définir ces montants dans l’onglet Administration du logiciel.

Comment ajouter un jour dans un budget ?

Rentrez les données générales du budget, appuyez sur “Créer” en bas de page.

Un + apparaît à droite des jours.