Étude de Cas
Comment Lieux Atypiques a automatisé la synchronisation de ses lieux entre Lab Event et son site web ?
Lieux Atypiques est spécialisé dans la location d’espaces uniques et insolites pour les événements professionnels (séminaires, soirées d’entreprise, shootings, etc.).
Sa valeur ajoutée repose sur la sélection de lieux singuliers et mémorables, allant de rooftops cachés à des péniches réaménagées, en passant par des ateliers d’artistes ou des galeries confidentielles.
À la fois plateforme de réservation et vitrine de lieux originaux, son site internet est le pilier de son activité commerciale.
Contexte
Historiquement, la gestion des lieux et leur mise à jour sur le site de Lieux Atypiques se faisait manuellement, ce qui posait de nombreux problèmes :
- Perte de temps pour intégrer ou modifier une fiche lieu
- Risque d’erreurs ou d’informations obsolètes
- Difficulté à assurer la cohérence entre les données internes (capacités, photos, descriptions, disponibilité) et l’affichage public sur le site
Avec une base de plusieurs centaines de lieux à référencer et à maintenir à jour, cette méthode était rapidement devenue inefficace, chronophage et difficile à scaler.
Ses objectifs :
Afin de professionnaliser son fonctionnement et gagner en agilité dans la gestion de son catalogue, Lieux Atypiques a souhaité :
- Centraliser la gestion de tous les lieux dans un outil unique (Lab Event)
- Connecter dynamiquement les fiches lieux à leur site vitrine, pour que toute modification interne soit immédiatement répercutée en ligne
- Intégrer automatiquement un formulaire de demande rattaché à chaque lieu, facilitant le suivi et le traitement des leads
- Conserver une liberté éditoriale pour personnaliser l’apparence de chaque fiche sans dupliquer les informations manuellement
Solutions apportées par Lab Event
Face à la double saisie manuelle des fiches lieux, d’abord dans Lab Event, puis à nouveau dans son site internet, deux solutions d’automatisations ont été mises en place.
> Une gestion connectée et automatisée via API
Afin d’offrir à l’équipe de Lieux Atypiques un contrôle optimal sur la gestion des fiches lieux, plusieurs fonctionnalités ont été intégrées. Ainsi, depuis son interface Lab Event, l’équipe peut activer ou désactiver un lieu à tout moment : lorsqu’un lieu est désactivé, sa fiche est automatiquement retirée du site internet, tout en restant conservée dans la plateforme.
Cela permet de maintenir une cohérence parfaite entre l’état réel du lieu (disponible, indisponible ou archivé) dans Lab Event et sa présence sur le site internet.
La gestion du catalogue est ainsi centralisée, fiable et simplifiée.
Un connecteur technique a été mis en place entre Lab Event et le site internet de Lieux Atypiques, reposant sur une API dédiée. Ce connecteur permet de synchroniser automatiquement les données des fiches lieux, supprimant ainsi toute intervention manuelle dans le processus de mise à jour du site.
Concrètement, chaque fois qu’une fiche lieu est créée ou modifiée dans Lab Event, les données correspondantes (intitulé, description, photos, caractéristiques, statut, etc.) sont automatiquement récupérées via l’API. Ces informations sont ensuite transmises au site internet, où elles permettent soit de générer une nouvelle fiche lieu, soit de mettre à jour une fiche existante.
> De la saisie à la demande client : une expérience 100 % intégrée
Un autre aspect clé de cette solution réside dans l’intégration des formulaires de demandes Lab Event directement sur les fiches lieux du site. Lorsqu’un visiteur remplit un formulaire depuis la page d’un lieu spécifique, une demande est automatiquement créée dans Lab Event, incluant :
- les informations de contact du client,
- le contenu de la demande,
- ainsi que le lieu concerné, qui y est rattaché de manière automatique.
Cette personnalisation garantit un traitement rapide et précis des demandes, tout en offrant une meilleure traçabilité et un gain de temps significatif pour les équipes. La centralisation des informations et la suppression des tâches répétitives participent ainsi à une gestion plus fluide, plus fiable, et totalement intégrée.
Résultats obtenus
La mise en place de la synchronisation automatique entre Lab Event et le site internet de Lieux Atypiques a généré des résultats concrets et mesurables :
- Suppression des doubles saisies : les équipes n’ont plus besoin de ressaisir manuellement les fiches lieux sur le site, ce qui représente un gain de temps significatif et une réduction du risque d’erreur.
- Mise à jour instantanée : toute modification effectuée dans Lab Event (ajout, suppression ou mise à jour d’un lieu) est immédiatement répercutée sur le site, assurant la cohérence et la fraîcheur des informations publiées.
- Gestion simplifiée de la visibilité : l’équipe peut activer ou désactiver un lieu directement depuis Lab Event, sans passer par l’interface de leur CMS, tout en conservant l’historique et les données de chaque fiche.
- Automatisation des demandes : grâce à l’intégration des formulaires sur les fiches lieux, chaque demande effectuée depuis le site est automatiquement enregistrée dans Lab Event, avec le lieu déjà rattaché. Cela facilite le suivi, accélère le traitement des demandes et améliore la réactivité commerciale.
- Expérience utilisateur améliorée : les visiteurs bénéficient d’un parcours fluide, avec des fiches lieux à jour et un formulaire directement accessible, sans avoir à chercher comment faire une demande.
Conclusion
En automatisant la synchronisation des données entre Lab Event et son site internet, Lieux Atypiques a franchi une étape clé dans la modernisation de ses processus. Cette solution, à la fois technique et pratique, répond pleinement à leurs besoins : limiter les tâches manuelles, garantir une information fiable en temps réel et fluidifier le traitement des demandes.
Au-delà du gain de temps et de la réduction des erreurs, cette démarche illustre l’importance d’un système connecté, capable de s’adapter aux spécificités métiers tout en offrant un pilotage simple et centralisé.