Introduction
Dans un contexte où l’événementiel représente une source de revenus de plus en plus stratégique pour les hôtels, savoir fixer correctement ses prix est devenu une compétence clé. Pourtant, de nombreux établissements commettent encore des erreurs qui grèvent leur rentabilité, fragilisent leur positionnement et limitent leur capacité à séduire une clientèle corporate exigeante.
Alors que la concurrence s’intensifie, portée par l’essor des Hotels Meetings en France et par l’évolution des besoins des entreprises face à l’émergence de nouveaux modèles comme Airbnb, il devient essentiel d’adopter une approche rigoureuse et analytique de la tarification événementielle.
Voyons quelles sont les erreurs les plus fréquentes, et comment les éviter grâce à une organisation professionnelle et à des outils performants comme Lab Event EMS Hôtel.
Erreur n°1 – Sous-estimer les coûts réels d’un événement
Oublier certains postes de dépenses invisibles
Beaucoup d’hôteliers bâtissent leur tarification sur une base incomplète, en se focalisant uniquement sur les coûts directs (location de salle, repas, équipements standards).
Mais ils oublient souvent :
- Les coûts cachés (maintenance technique, électricité, nettoyage spécifique),
- Les charges indirectes (salaires hors événement, amortissements),
- La mobilisation de ressources (temps commercial, support client).
Cette sous-estimation systématique conduit à proposer des forfaits événementiels dont la marge réelle est très inférieure aux prévisions.
Sans un outil de gestion précis et centralisé, comme celui proposé dans Lab Event, il est très difficile d’avoir une vision complète des coûts associés à chaque événement.
La problématique rejoint aussi les risques identifiés dans les erreurs liées à l’utilisation d’Excel pour gérer l’événementiel hôtelier, où l’absence de fiabilité des données budgétaires génère des écarts importants.
Impact direct sur la rentabilité globale de l’événement
Un événement dont la rentabilité est mal calculée ne permet pas d’investir sereinement dans la qualité du service ou dans le développement commercial.
À moyen terme, cela fragilise l’activité séminaires de l’hôtel et le rend vulnérable face à une concurrence mieux structurée.
Erreur n°2 – Manquer de flexibilité commerciale dans la tarification
Rigidité des grilles tarifaires face aux besoins personnalisés
Dans un marché événementiel de plus en plus segmenté, proposer uniquement des packages standardisés n’est plus suffisant.
Les entreprises recherchent des solutions personnalisées, modulables en fonction de leurs besoins spécifiques :
- Durée variable des événements,
- Options techniques particulières,
- Besoins spécifiques en restauration ou hébergement.
Ne pas pouvoir adapter rapidement son offre tarifaire entraîne une perte d’opportunités commerciales importante, notamment dans les secteurs où les attentes sont très ciblées (tech, finance, santé…).
C’est là qu’un EMS hôtelier comme Lab Event devient un levier décisif : il permet de construire facilement des offres personnalisées, de dupliquer des devis en adaptant les options, et de garantir une réactivité commerciale optimale.
Dans un environnement où les défis à venir pour le secteur hôtelier sont nombreux, développer cette agilité commerciale est un impératif pour rester compétitif.
Conséquences sur le taux de conversion client
Chaque minute compte lorsqu’un client corporate émet une demande de devis.
Un hôtel capable de fournir rapidement une proposition sur-mesure adaptée au besoin exprimé augmente considérablement son taux de transformation.
Au contraire, une tarification rigide et lente renvoie une image peu dynamique, qui pousse les prospects à se tourner vers des concurrents plus agiles.
Erreur n°3 – Négliger l’analyse de la rentabilité par typologie d’événement
Importance de suivre la performance par segment client
Trop d’hôteliers traitent encore tous leurs événements de manière uniforme, sans analyse fine de la rentabilité selon :
- Le type d’événement (séminaire, conférence, soirée d’entreprise),
- Le profil du client (start-up, grands comptes, PME locales),
- La saisonnalité.
Or, certains segments peuvent être très profitables tandis que d’autres génèrent une marge très faible malgré un chiffre d’affaires élevé.
Sans suivi analytique précis, impossible de prioriser les bons types d’événements et d’ajuster l’offre en conséquence.
Cette approche par la donnée est désormais indispensable, notamment pour suivre les évolutions du marché mises en évidence dans les Hotels Meetings en France.
Pour construire une stratégie événementielle véritablement performante, il est essentiel de s’appuyer sur une plateforme qui accompagne l’analyse et l’optimisation à chaque étape. C’est précisément ce que propose Lab Event : Les bénéfices pour un hôtel, en facilitant le pilotage de la rentabilité par typologie de prestation.
Utilisation de la data et des indicateurs clés
Grâce à des outils comme Lab Event, il devient possible de :
- Croiser des indicateurs de performance,
- Visualiser les marges par type de prestation,
- Identifier rapidement les événements les plus rentables.
Le module Statistiques de Lab Event permet de prendre des décisions éclairées et de construire une stratégie événementielle plus rentable, alignée sur les attentes réelles des entreprises.
Ce pilotage fin est crucial pour faire face à la pression concurrentielle croissante et éviter les erreurs de tarification récurrentes.
C’est aussi pour cela qu’il est recommandé d’étudier les 3 meilleurs logiciels pour mieux gérer l’événementiel dans un hôtel, afin de choisir des solutions technologiques adaptées à vos objectifs de rentabilité et d’agilité.
Comment éviter ces erreurs grâce à une solution professionnelle
Lab Event EMS Hôtel : centralisation, pilotage financier et CRM événementiel intégré
Lab Event EMS Hôtel offre une solution complète pour :
- Structurer votre tarification événementielle,
- Suivre vos coûts réels avec précision,
- Adapter votre politique commerciale selon les profils de vos clients,
- Gagner du temps grâce à l’automatisation de la gestion administrative.
Chaque projet est tracé, chaque coût est rattaché à un événement précis, permettant une maîtrise totale de la rentabilité.
Cette approche globale renforce également la qualité de la relation client, en proposant des devis plus justes et plus rapidement ajustables.
Connexion avec votre PMS pour une gestion fluide
La connexion native entre Lab Event et des PMS de référence comme Mews permet :
- La synchronisation automatique des disponibilités de salles et chambres,
- L’intégration fluide entre l’événementiel et l’hébergement,
- Une meilleure coordination entre les équipes commerciales et opérationnelles.
Dans un environnement où automatiser la gestion des événements dans un hôtel devient indispensable pour améliorer la productivité et l’expérience client, disposer d’un EMS connecté au PMS est un avantage concurrentiel décisif.
Conclusion
La tarification événementielle est un levier clé pour la rentabilité des hôtels.
Mais sans outils adaptés et sans méthode, il est facile de commettre des erreurs lourdes de conséquences :
- Sous-estimation des coûts,
- Manque de flexibilité,
- Absence d’analyse rentable.
Avec une solution professionnelle comme Lab Event EMS Hôtel, vous pouvez :
- Fiabiliser votre tarification,
- Optimiser vos marges,
- Répondre aux attentes d’une clientèle corporate de plus en plus exigeante.
Mieux structurer votre activité événementielle, c’est non seulement sécuriser votre chiffre d’affaires, mais aussi renforcer durablement votre position sur un marché de plus en plus concurrentiel.