Solution pour mairies et collectivités territoriales
Lab Event accompagne les mairies et collectivités dans la planification, la gestion et le suivi de leurs manifestations en toute fluidité, du premier brief jusqu’au jour J.
Ils nous font confiance pour gérer leurs événements publics
Une prise de brief structurée dès le premier échange
Simplifiez la collecte des demandes
Qu’il s’agisse d’une association, d’un comité des fêtes ou d’un organisateur d’événement local, les demandes arrivent souvent de manière désorganisée.
Avec Lab Event, recueillez directement les informations essentielles depuis des formulaires personnalisés et intégrés à vos sites web, réseaux, emails…
Une coordination interservices optimisée
Des services qui travaillent enfin main dans la main
Culture, communication, technique, sécurité… chaque service avance souvent en parallèle, au risque de créer des doublons ou des oublis.
Avec Lab Event, toutes les équipes collaborent dans un même espace partagé.
Vous gagnez en cohérence, réduisez les allers-retours, et assurez des événements publics qui se déroulent sans friction.
Une gestion agile des prestataires et des prestations
Un répertoire unique pour vos partenaires
Besoin de trouver rapidement un partenaire fiable ? Techniques, logistiques, culturels, traiteurs, sécurité… vos prestataires sont nombreux et essentiels. Lab Event centralise leurs coordonnées, conditions et historiques de collaboration dans une base partagée.
Résultat : un sourcing plus rapide, moins d’erreurs et une meilleure valorisation de vos partenaires locaux.
Un suivi budgétaire clair et sans surprise
Pilotez vos budgets en temps réel
Chaque événement mobilise des dépenses variées : location d’infrastructures, frais techniques, sécurité, communication, prestataires externes…
Avec Lab Event, vous suivez en temps réel vos dépenses engagées, vos marges, vos recettes éventuelles et vos paiements à venir.
Résultat : vous gardez toujours une vision claire de l’état financier de vos projets, anticipez les dépassements, optimisez vos arbitrages et justifiez en toute transparence vos choix auprès des élus, partenaires ou financeurs.
Passez à une organisation événementielle simplifiée et collaborative avec Lab Event
Le logiciel permet-il de générer facilement des bons d’échange pour les prestataires ?
Oui, il est possible de créer des bons d’échange (vouchers) personnalisés sur Lab Event dès la confirmation d’un devis.
Peut-on générer des rapports statistiques sur l’activité MICE du territoire ?
Oui, le logiciel permet d’extraire des rapports détaillés, par exemple, sur le nombre de nuitées générées, le type d’événements accueillis (congrès, séminaires, incentives) ou encore le chiffre d’affaires prévisionnel.
Lab Event permet-il de personnaliser les offres et les tarifs en fonction du profil des participants ?
Oui, le logiciel permet une gestion simplifiée des réservations de groupes en proposant des tarifs personnalisés selon chaque profil (exposants, congressistes, VIP, etc.).
Peut-on proposer un paiement en ligne sécurisé pour les inscriptions ?
Oui, le logiciel intègre une solution de paiement en ligne sécurisée pour les réservations d’hôtels, restaurants ou activités.
Est-il possible d’automatiser la réservation de chambres d’hôtel pour un événement ?
Absolument. Les participants sélectionnent et réservent leur hôtel en toute autonomie lors de leur inscription en ligne.
Comment sont gérées les demandes de réservations complexes ?
Lab Event permet de créer des “Événements multi-dates”. Vous liez toutes les réservations de salles à un seul dossier maître. Sur le planning, vous voyez la continuité du projet, et sur le devis, le client ne voit qu’une seule prestation globale cohérente.
Lab Event empêche-t-il techniquement le sur-booking (doubles réservations) ?
Oui, Lab Event intègre des verrous de sécurité. Si vous tentez de réserver une salle sur un créneau déjà confirmé par un collègue, le logiciel bloque l’action. Il gère également les conflits de ressources : si vous n’avez qu’un seul vidéoprojecteur pour deux salles, Lab Event vous signalera le manque de matériel pour l’une des deux réservations.
Le planning des disponibilités est-il mis à jour en temps réel ?
Oui, absolument. Dès qu’une option est posée ou qu’une salle est réservée, le planning est instantanément mis à jour pour l’ensemble de votre équipe.
Peut-on réserver plusieurs salles simultanément pour un même événement ?
Absolument. Lab Event permet d’ajouter autant d’espaces que nécessaire à un même événement.
Est-il possible de poser des options avant une réservation définitive ?
Oui, Lab Event permet de poser des options sur les créneaux de réservation sans engager de réservation définitive. Vous pouvez ensuite confirmer ou annuler l’option en fonction de la réponse du client.