Introduction
Dans un marché hôtelier en constante évolution, la réactivité commerciale est devenue un facteur déterminant pour capter de nouveaux clients, en particulier sur le segment événementiel. Qu’il s’agisse de séminaires, de conférences ou de groupes en séjour, la capacité d’un hôtel à proposer un prix adapté et compétitif dans un délai court est souvent la clé pour transformer une demande en contrat signé.
Pourtant, beaucoup d’établissements continuent de gérer leurs tarifs événementiels à la main, ou via des fichiers Excel dispersés, sans automatisation ni outil dédié. Cette approche manuelle, chronophage et sujette à l’erreur, freine considérablement la performance commerciale. Elle empêche également toute flexibilité dans la tarification — un enjeu devenu crucial face à l’accélération de la concurrence et à l’exigence croissante des clients B2B.
C’est dans ce contexte qu’une nouvelle génération de solutions événementielles a émergé. Des outils comme Lab Event EMS Hôtel permettent désormais de centraliser, automatiser et personnaliser la tarification événementielle, en connexion directe avec les autres briques de l’activité (CRM, hébergement, facturation). Une approche qui change radicalement la donne en termes d’agilité, de rentabilité et de temps gagné.
Pourquoi la tarification événementielle est un casse-tête dans l’hôtellerie
Un empilement de prestations à gérer individuellement
Contrairement à une chambre standard, un événement hôtelier implique souvent plusieurs postes tarifaires à combiner :
- Location de salle,
- Hébergement individuel ou en groupe,
- Restauration (pauses, déjeuners, dîners),
- Prestation technique (équipement audiovisuel, support technique),
- Services additionnels (parking, activités, transport, décoration, etc.).
Chaque poste a ses propres règles de calcul, ses options et ses exceptions. Ajouter une salle de sous-commission, adapter une pause café à un régime alimentaire, proposer une formule résidentielle ou ajuster les horaires de check-in… Ces détails, souvent personnalisés, rendent la structuration tarifaire complexe, surtout lorsqu’on ne dispose pas d’un système capable de tout intégrer.
Des devis réalisés à la main, source de lenteur et d’erreurs
Dans de nombreux établissements, les devis événementiels sont encore réalisés manuellement via Word, Excel ou des modèles semi-automatisés. Ce processus :
- Prend du temps,
- Nécessite plusieurs validations,
- Implique un risque d’oubli de ligne ou de mauvaise tarification.
En plus d’être chronophage, cette méthode entraîne un délai de réponse important — parfois 48 à 72 heures entre la demande et la proposition commerciale. Dans un environnement où les clients attendent une réactivité quasi instantanée, cette lenteur est souvent fatale à la conversion.
C’est exactement ce que soulève l’article Formulaires non connectés : combien de leads perdez-vous ? : même avec un bon formulaire, si votre gestion tarifaire reste manuelle, la lenteur du traitement ruine vos chances de signer.
Une mise à jour tarifaire fastidieuse
Modifier les prix d’une prestation, ajuster les conditions d’un pack résidentiel ou revoir la tarification selon la saison… Ces opérations, pourtant fréquentes, sont extrêmement lourdes lorsqu’il faut le faire à la main sur plusieurs fichiers et supports de communication.
Le résultat ? Des incohérences entre la brochure, le devis, le site internet et les réponses par mail. Et, parfois, des commerciaux qui continuent d’utiliser d’anciennes grilles tarifaires sans s’en rendre compte. Ce manque de synchronisation est précisément ce qui pousse de nombreux établissements à envisager des solutions comme Lab Event, qui permet de centraliser et mettre à jour en temps réel les prix sur l’ensemble des supports commerciaux.
Une rigidité qui nuit à la compétitivité
Aujourd’hui, un client corporate attend une offre sur-mesure — mais aussi rapide. Il veut pouvoir ajuster les options, recevoir un tarif cohérent avec ses besoins, et avoir une réponse claire dans un délai court.
Sans outils adaptés, cela force les équipes à choisir entre deux mauvaises options :
- Délivrer un devis standard trop rigide (et perdre la vente),
- Ou passer des heures à bricoler une offre personnalisée (et surcharger les équipes).
Dans les deux cas, l’expérience client est dégradée et la compétitivité de l’établissement affaiblie. Cette situation devient d’autant plus critique lorsqu’on doit gérer plusieurs établissements, comme détaillé dans Gérer plusieurs hôtels avec une seule interface, où la cohérence tarifaire entre sites devient un enjeu organisationnel de premier plan.
Les conséquences concrètes d’une mauvaise gestion des prix
Taux de conversion en baisse
Un devis envoyé trop tard, mal construit ou mal adapté aux besoins du client entraîne une perte de crédibilité immédiate. L’entreprise organisatrice va simplement solliciter un concurrent plus réactif.
Résultat : vous perdez la vente avant même d’avoir eu le temps d’expliquer vos atouts.
Cette chute du taux de transformation est souvent invisible, car peu d’établissements mesurent précisément les délais de réponse ou le taux d’acceptation par type de prestation. Et pourtant, ce sont des indicateurs clés à suivre, comme le rappelle l’article Automatiser la gestion des événements dans un hôtel, qui place la rapidité comme un facteur décisif de conversion.
Rentabilité incertaine, voire inexistante
À force de ne pas actualiser les grilles tarifaires ou de proposer des prestations mal valorisées, certains établissements génèrent des événements à faible marge, voire à perte.
La faute à une vision floue des coûts et à l’absence d’outils d’analyse intégrés.
Dans Les erreurs de tarification événementielle, on voit à quel point une erreur de chiffrage peut déstabiliser une activité événementielle sur plusieurs mois, notamment lorsqu’elle se répète sur des groupes importants ou des formules packagées mal dimensionnées.
Perte de compétitivité face à des concurrents mieux équipés
Aujourd’hui, de nombreux groupes hôteliers et établissements indépendants ont investi dans des solutions digitales intégrées. Résultat : ils sont capables de :
- Répondre dans l’heure,
- Proposer des offres modulables,
- Personnaliser sans retaper chaque ligne.
Dans ce contexte, rester sur des outils manuels revient à laisser des opportunités à vos concurrents mieux structurés.
Et plus le volume d’activité événementielle est important, plus cette faiblesse devient pénalisante.
La solution : automatiser, centraliser, personnaliser
Adopter un EMS hôtelier adapté à la réalité du terrain
Face à la complexité de la tarification événementielle, il devient indispensable d’adopter un outil conçu pour cela.
C’est précisément la vocation de Lab Event EMS Hôtel, un logiciel événementiel spécifiquement pensé pour les hôtels, combinant :
- CRM événementiel,
- Outil de tarification dynamique,
- Devis automatisé,
- Module de suivi de marge,
- Et intégration possible avec votre PMS.
Avec Lab Event, vous pouvez gérer toute la chaîne tarifaire depuis un seul espace, tout en personnalisant chaque offre selon le profil client, l’établissement concerné, ou la saisonnalité.
Une grille tarifaire modulaire, personnalisable et toujours à jour
Grâce à son système de packs, Lab Event vous permet de définir :
- Des tarifs de base pour chaque prestation,
- Des formules combinées (ex. salle + hébergement + restauration),
- Des ajustements en fonction de la date, du type d’événement ou du nombre de participants.
Cette flexibilité permet aux équipes commerciales de construire une offre personnalisée et cohérente en quelques clics, tout en s’appuyant sur une base tarifaire homogène et actualisée.
Plus besoin de courir après un fichier Excel ou un modèle Word : tout est centralisé dans le logiciel. Une approche bien plus fiable que les méthodes abordées dans Excel : un risque pour la gestion événementielle.
Des devis générés en quelques minutes
Avec Lab Event, le commercial peut générer un devis complet — incluant salle, prestations, hébergement, options et conditions — en quelques minutes.
L’outil intègre :
- Une bibliothèque de prestations configurables,
- Une mise en forme professionnelle automatisée,
- La signature électronique intégrée.
Résultat : un gain de temps significatif et une réduction drastique des erreurs de saisie. Ce système est particulièrement efficace pour les hôtels qui souhaitent valoriser leurs prestations événementielles tout en maximisant leur ROI.
Simulation, personnalisation, relance : tout est intégré
En plus de générer un devis rapidement, Lab Event vous permet :
- D’enregistrer différentes versions d’une proposition,
- D’ajuster les prix selon les scénarios souhaités,
- D’envoyer automatiquement des relances commerciales à des échéances définies.
Cette logique complète vous aide à structurer votre suivi commercial, comme vu dans Le rôle du CRM dans la gestion d’événements en hôtellerie, où chaque interaction avec le client est traçable, exploitable, et au service de la conversion.
Formulaire connecté + tarification instantanée = réactivité commerciale
Lab Event permet également d’intégrer directement vos grilles tarifaires à vos formulaires de demande.
Ainsi, lorsqu’un prospect remplit un formulaire via votre site ou une page dédiée, le système génère une fiche client automatiquement qualifiée, et peut déjà pré-remplir une offre tarifaire personnalisée.
Un vrai avantage concurrentiel dans un contexte où, comme détaillé dans Formulaires non connectés : combien de leads perdez-vous ?, chaque minute compte pour convertir une demande entrante.
Mesurer l’impact de vos ajustements tarifaires
Suivre la rentabilité en temps réel
Grâce à ses modules analytiques, Lab Event permet de suivre les marges par événement, par type de prestation, ou par segment de clientèle.
Vous pouvez :
- Identifier les événements les plus rentables,
- Ajuster vos tarifs en conséquence,
- Détecter les offres qui nuisent à votre profitabilité.
Dans un marché où les défis pour le secteur hôtelier sont multiples — pression sur les coûts, exigence de transparence, instabilité de la demande —, disposer de ces données est une nécessité stratégique.
Adapter vos prix à la saison, au type de client, ou à la demande
Avec un EMS comme Lab Event, vous pouvez aussi implémenter une tarification dynamique :
- Prix ajustés selon la saisonnalité,
- Remises automatiques pour certains volumes ou profils,
- Offres différenciées entre clients directs et agences.
Cette agilité vous permet de rester compétitif sans brader, et de répondre plus finement aux exigences des marchés B2B.
Conclusion
Adapter vos prix événementiels ne doit plus être un cauchemar administratif.
Avec les bons outils, cette tâche peut devenir un levier commercial puissant, vous permettant d’être plus rapide, plus précis et plus rentable.
Grâce à Lab Event EMS Hôtel, vous :
- Automatisez la création de devis personnalisés,
- Centralisez vos grilles tarifaires et vos offres packagées,
- Analysez en temps réel la rentabilité de vos événements,
- Et transformez un processus chronophage en atout stratégique.
Sur un marché où la rapidité, la précision et la qualité de l’expérience client font la différence, s’équiper d’une solution professionnelle vous permet d’augmenter vos conversions, de fidéliser vos clients et de sécuriser vos marges.
L’agilité tarifaire n’est plus une option : c’est un standard de compétitivité pour les hôtels positionnés sur l’événementiel.