Une bonne gestion du budget est fondamentale pour un évènement réussi et efficace. Sans budget clair et suivi, les mauvaises surprises budgétaires peuvent s’accumuler et ralentir votre projet. Pour cela, il est important de bien le gérer afin d’éviter les dépenses inutiles.
Voici les étapes pour bien gérer son budget dans l´événementiel :
1. Définir un budget réaliste :
La première étape pour établir son budget consiste à tenir compte de toutes les dépenses. Il s’agit de lister tous les coûts que va engendrer l´évènement. Prenez le temps pour les moindre détails : la nourriture, les boissons, l’hébergement, la décoration, les frais de transports, les activités etc.
2. Prioriser les dépenses :
Après avoir défini un budget réaliste, il convient de penser aux dépenses prioritaires. Réfléchissez aux éléments les plus importants de votre évènement et attribuez votre budget. Par exemple, si la nourriture et les boissons sont les parties fondamentales de votre évènement, il serait nécessaire d’y allouer un grand budget et le réduire pour les éléments secondaires.
3. Réduire les coûts :
La troisième étape consiste à trouver le moyen de réduire les coûts sans toutefois nuire à la qualité de l´événement. Pour ce faire, supprimez de votre liste les dépenses supplémentaires sur les choses inutiles.
4. Suivre les dépenses :
Un suivi des dépenses est important lors du processus de planification de l’évènement. Chaque élément doit être ajouté à votre tableau de bord que vous aurez créé pour suivre toutes vos dépenses. Vous pouvez aussi vous munir d’un carnet pour noter les dépenses proportionnellement.
5. Négocier avec les fournisseurs :
La négociation fournisseur joue un rôle important dans la réalisation de votre évènement. Pour cela, adoptez le bon état d´esprit pour négocier efficacement les prix afin d’obtenir un meilleur tarif. Plus vous serez convaincu, plus vos chances de succès sont élevées.
6. Penser aux imprévus :
Vous n´êtes jamais à l´abri des imprévus c’est pourquoi il faut prévoir un budget supplémentaire comme les pourboires, les frais de services, les taxes et les dépenses imprévues pour éviter de vous retrouver dans une situation délicate.
Lab event est un logiciel qui vous permet de gérer efficacement votre budget évènementiel, de prioriser vos dépenses, de penser aux imprévus. Bien plus qu’un outil de gestion, il vous permet de créer et éditer des devis et factures, de suivre vos paiements, vos commissions, vos marges.
