Comment la connectivité avec Mews a simplifié les opérations multi-sites pour
Slow Village ?

Contexte

L’un des deux premiers villages, Slow Village Biscarrosse, utilisait initialement un outil qui ne répondait pas pleinement à ses besoins : il manquait de souplesse, de clarté, et n’était pas adapté à la complexité de leurs événements. 

Face à ces limitations, les équipes ont rapidement cherché une solution plus intuitive et adaptée, ce qui les a conduits à adopter Lab Event. Ce nouvel outil a offert une gestion plus fluide et structurée des dossiers événementiels, facilitant la création des devis, le suivi des plannings et la centralisation des informations.

Par la suite, avec l’arrivée de nouveaux établissements, le groupe Slow Village avait besoin d’un outil capable de centraliser la gestion de plusieurs sites, tout en s’interfaçant efficacement avec leur PMS commun, Mews.

L’objectif : disposer d’une solution centralisée, fluide et connectée à leur PMS (Mews), utilisé sur tous les sites, notamment pour accéder aux disponibilités hébergement en temps réel et centraliser la facturation.

Le défi / Problématique

Avec la croissance du groupe et l’intégration de plusieurs nouveaux établissements, Slow Village s’est rapidement confronté à une problématique : la cohabitation de deux outils distincts pour gérer l’événementiel d’un côté et l’hébergement de l’autre.

D’un côté, Lab Event permettait de structurer les événements, de créer des devis sur-mesure et de suivre les dossiers avec précision. De l’autre, le PMS centralisait les réservations individuelles et la facturation des hébergements. 

Concernant les obligations légales de facturation, Slow Village ne pouvait pas utiliser deux systèmes différents pour éditer ses factures, rendant indispensable une solution connectée et conforme, capable de centraliser les données commerciales tout en s’appuyant sur le PMS pour les paiements.

Dans ce contexte, la mise en place d’une connectivité fluide entre Lab Event et Mews est rapidement devenue une priorité stratégique pour Slow Village, afin d’assurer une gestion unifiée, fiable et rapide de l’ensemble de leurs activités événementielles et hôtelières.

Solution apportée par Lab Event

Pour répondre aux besoins de Slow Village, Lab Event a mis en place une connectivité sur mesure avec le PMS Mews, permettant une synchronisation fluide entre les informations événementielles et hôtelières. 

L’objectif était clair : éliminer les doubles saisies, fiabiliser les données de disponibilité et assurer une facturation centralisée conforme.

Solution et services utilisés

La mise en œuvre a nécessité un travail de paramétrage précis, notamment dans le catalogue de produits Lab Event :

• Chaque élément a été rigoureusement configuré pour correspondre aux catégories de Mews, en distinguant les produits réservables (types de chambres, nuitées) des produits non réservables (prestations annexes, services événementiels).
• Un mapping complet a été réalisé pour faire correspondre chaque catégorie de chambre et chaque type de produit dans les deux systèmes. Cela a permis de rendre les disponibilités visibles en temps réel depuis Lab Event, directement issues de Mews, et ainsi de construire des devis complets en un seul outil.
• La gestion des paiements a également été intégrée dans le processus : les acomptes et soldes perçus et renseignés via Lab Event peuvent désormais être automatiquement transmis à Mews pour une facturation consolidée et conforme aux obligations légales, notamment via leur passerelle de paiement utilisée par le groupe.

Grâce à cette interconnexion intelligente, les équipes de Slow Village peuvent désormais gérer de bout en bout leurs événements, tout en gardant un pilotage unique de l’hébergement et des finances.

Démarche et processus

Dès le départ, la collaboration s’est organisée à plusieurs niveaux : les attentes de la direction ont été intégrées, mais des rendez-vous réguliers ont aussi été menés avec les équipes opérationnelles de chacun des cinq villages.

Cela a permis de prendre en compte les spécificités terrain et d’anticiper les usages concrets du logiciel.

Mise en œuvre / Développement

Avant tout déploiement définitif, des tests ciblés ont été réalisés pour valider le bon fonctionnement de la connectivité Mews : mapping des catégories, enregistrement des tokens API propres à chaque site, ajustement des workflows de paiement…

Au-delà de l’aspect technique, le projet a nécessité un travail d’accompagnement au changement : les équipes terrain ont été formées à une nouvelle manière de structurer leurs produits et de saisir les données dans Lab Event, afin que celles-ci soient parfaitement exploitables dans Mews. 

Cette phase a été essentielle pour que la solution soit non seulement fonctionnelle, mais aussi adoptée durablement par les utilisateurs.

Résultats obtenus

Les premières retombées opérationnelles sont déjà visibles pour les équipes de Slow Village.

La connectivité entre Lab Event et Mews, désormais active, permet une transmission automatique et en temps réel des données clés, notamment lors de la création ou la modification de devis. 

Ce fonctionnement synchronisé apporte un gain de temps significatif pour les équipes commerciales et opérationnelles, tout en réduisant drastiquement les risques d’erreur ou de doublon.

Même si les premiers devis envoyés via cette nouvelle configuration sont encore peu nombreux, les utilisateurs évoquent déjà une amélioration notable du confort de travail.

La suppression des manipulations croisées entre deux outils et l’unification des flux de données facilitent la gestion quotidienne, tout en assurant une meilleure conformité avec les obligations légales de facturation.

Conclusion

Le projet mené avec Slow Village illustre pleinement la capacité de Lab Event à s’adapter à des environnements multi-sites, complexes et en constante évolution.

En connectant directement son outil de gestion événementielle au PMS Mews, Lab Event a permis aux équipes de gagner en efficacité, de réduire les ressaisies et d’assurer une gestion centralisée et conforme de la facturation.

Ce projet pose les bases d’une collaboration pérenne, structurée autour d’un outil agile et évolutif, au service d’une ambition commune : simplifier la gestion événementielle dans l’hôtellerie.