Une nouvelle réalité : l’événementiel fait partie intégrante de l’activité hôtelière
Dans un secteur hôtelier de plus en plus concurrentiel, les revenus liés aux événements — séminaires, conférences, lancements de produits, formations — ne sont plus accessoires : ils représentent une part croissante de l’activité et de la rentabilité d’un établissement.
Les chiffres du marché MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) en témoignent :
Les entreprises recherchent des lieux capables d’offrir hébergement + salles + services techniques + restauration dans un seul et même lieu — avec un parcours fluide, professionnel et réactif.
Or, pour répondre à cette demande, un hôtel doit être capable de gérer à la fois l’hébergement et les prestations événementielles avec rigueur et cohérence. Et c’est là que le lien entre le PMS (Property Management System) et la plateforme événementielle devient stratégique.
Le MICE et les séminaires comme leviers de rentabilité
Les événements organisés en hôtellerie sont souvent :
- Réservés à l’avance,
- Portés par des budgets importants,
- Et générateurs de ventes annexes (hébergement, repas, équipements, cocktails…).
Un hôtel qui maîtrise l’organisation de ces événements augmente :
- Son taux d’occupation,
- Son panier moyen par client,
- Et sa notoriété auprès d’une clientèle B2B exigeante.
Encore faut-il que la gestion de l’événement et de l’hébergement soit parfaitement intégrée, sans erreurs, sans frictions, et sans perte d’information.
Des attentes clients B2B de plus en plus élevées
Le client professionnel d’aujourd’hui attend :
- Un devis personnalisé rapide,
- Une visibilité sur les disponibilités de salle et de chambres,
- Une gestion fluide des modifications,
- Et un suivi rigoureux de son projet.
Si votre PMS et votre plateforme événementielle ne sont pas connectés :
- Vous perdez du temps à ressaisir des informations,
- Vous multipliez les erreurs humaines,
- Et vous réduisez drastiquement la qualité perçue de votre service.
L’intégration devient alors un facteur de compétitivité direct.
Les limites d’un PMS non connecté à votre gestion événementielle
Perte de données entre les systèmes
Lorsque le PMS et la plateforme de gestion d’événements ne sont pas liés, les équipes doivent jongler entre plusieurs outils.
Chaque modification (date, nombre de participants, bloc de chambres…) doit être retranscrite manuellement dans deux systèmes différents.
Cela provoque :
- Des oublis fréquents,
- Des incohérences dans les plannings,
- Et une perte de temps considérable au quotidien.
Sans centralisation, il est difficile de garantir la fiabilité des informations transmises au client ou aux équipes internes.
Risques de doublons ou d’erreurs de réservation
Dans un hôtel actif sur le marché événementiel, les allers-retours sont constants :
Les clients modifient leur configuration de salle, ajoutent des chambres, déplacent des horaires…
Si ces ajustements ne sont pas synchronisés entre les outils, vous vous exposez à :
- Des doubles réservations (sur une salle ou un hébergement),
- Des blocs de chambres non libérés,
- Ou des erreurs de facturation (chambres non comptabilisées, prestations oubliées…).
C’est un sujet déjà abordé dans l’article sur la gestion des disponibilités et les conflits de planning, où l’intégration apparaît comme la seule solution fiable à moyen terme.
Communication difficile entre équipes opérationnelles
Quand les services (réception, commercial, événementiel, F&B…) ne travaillent pas avec une base de données commune :
- Le client doit répéter plusieurs fois ses besoins,
- Chaque équipe a sa propre version du projet,
- Et la coordination devient chaotique à mesure que l’événement approche.
Résultat : une expérience client incohérente et une charge mentale plus importante pour les équipes.
Un outil intégré permet non seulement une meilleure répartition de l’information, mais aussi une collaboration transversale plus fluide, avec un planning et un historique partagés.
Les bénéfices concrets d’une intégration PMS + plateforme événementielle
Vision unifiée des événements et de l’hébergement
En connectant votre PMS avec une plateforme événementielle comme Lab Event, vous obtenez une vue consolidée de chaque projet :
- Événement (type, salles, horaires, prestations),
- Blocs d’hébergement associés,
- Statut des devis, contrats et paiements,
- Taux de remplissage par événement.
Cette vision 360° permet aux équipes :
- De mieux anticiper la charge opérationnelle,
- D’éviter les doublons de réservation,
- D’optimiser les ressources (salles, staff, chambres).
C’est un gain de lisibilité stratégique pour le pilotage de la rentabilité événementielle.
Meilleure expérience client et réactivité commerciale
Lorsqu’un client demande un devis ou modifie une option, la mise à jour doit être instantanée… partout.
L’intégration entre votre PMS et votre plateforme événementielle permet :
- D’accélérer l’envoi de devis personnalisés,
- De proposer automatiquement les salles et chambres disponibles,
- D’activer la signature électronique et les relances automatiques.
Comme souligné dans Automatiser la gestion des événements dans un hôtel, la réactivité devient un levier de conversion majeur.
Moins d’intermédiaires, moins de frictions, plus de réservations conclues.
Automatisation des tâches et fiabilité des données
En centralisant la gestion via un EMS connecté à votre PMS, vous automatisez :
- L’enregistrement des réservations,
- Le suivi des paiements et des échéances,
- Le reporting (taux de marge, taux de transformation…),
- La coordination entre équipes internes.
Chaque événement devient un projet structuré, suivi et mesurable.
Et vous réduisez drastiquement les erreurs humaines liées à la double saisie, aux oublis ou aux décalages d’information.
Meilleure rentabilité par événement organisé
Un événement mal géré peut coûter plus qu’il ne rapporte.
Avec une plateforme comme Lab Event EMS Hôtel, vous pouvez :
- Mesurer la rentabilité réelle de chaque événement (hébergement + prestations),
- Identifier les prestations les plus rentables,
- Ajuster vos offres ou vos tarifs en fonction des marges observées.
Ces éléments sont au cœur de ce que permet la gestion multi-hôtel via interface unique, où chaque site peut comparer ses performances et homogénéiser ses standards de qualité.
Lab Event : une plateforme pensée pour s’intégrer aux PMS hôteliers
Connexion avec Mews
Lab Event a été conçu pour s’interfacer facilement avec Mews
Cette interconnexion permet une synchronisation fluide des données en temps réel, pour une gestion unifiée des chambres, des prestations et des événements.
Données centralisées, plannings unifiés, communication fluide
Chaque événement est lié à ses données opérationnelles :
- Planning des salles et des chambres,
- Prestations associées,
- Interlocuteurs internes,
- Statuts de chaque étape (option, confirmé, en attente).
Les équipes commerciales, techniques et d’hébergement travaillent sur une base commune, sans ressaisie, sans erreur, sans friction.
C’est l’un des atouts majeurs soulignés dans Lab Event : les bénéfices pour un hôtel.
Un EMS qui s’adapte à vos spécificités opérationnelles
Que vous gériez :
- Un seul hôtel indépendant,
- Un groupe multi-sites,
- Ou un resort avec des activités multiples…
Lab Event permet de configurer vos process, vos statuts, vos types d’événements, vos conditions de paiement ou vos prestations annexes.
Cette souplesse fonctionnelle est essentielle pour une adoption rapide par les équipes et une adaptation à vos réalités terrain.
Conclusion : une intégration devenue indispensable
Le PMS n’est plus suffisant pour gérer la complexité de l’événementiel hôtelier moderne.
Face à une clientèle B2B plus exigeante, à des opérations plus complexes et à une pression sur les marges, l’intégration avec une plateforme événementielle est devenue une priorité stratégique.
Lab Event offre une solution complète, connectée, intuitive, qui permet :
- De centraliser vos opérations,
- D’augmenter votre productivité,
- De renforcer votre professionnalisme perçu,
- Et de transformer chaque événement en opportunité rentable.
En choisissant un EMS comme Lab Event interfacé avec votre PMS, vous passez d’une gestion dispersée à une organisation performante, fluide et tournée vers l’avenir.